導入事例
目次
概要
| イベント名 | 令和7年長岡高等学校同窓会 総会 |
| 導入種別 | OB会／同窓会 |
| チケット販売方法 | 先着販売／申込フォーム項目カスタマイズ／リマインド通知 |
イベント概要・導入背景
長岡高校同窓会は、毎年開催されている伝統的な卒業生の再会イベントです。令和7年の開催では、昭和16年卒業の方から令和7年卒業まで、世代を超えた卒業生が一堂に会する貴重な機会となりました。
これまでの運営では、申込受付から入金確認、名簿作成、当日のチケット交付まで多くの手作業を要していました。より効率的な運営と参加者の利便性向上を目指し、今回初めて電子チケットシステム「クラウドパス」を導入。幅広い年代に対応した決済手段や柔軟な受付管理機能により、事前準備から当日の運用まで大幅な省人化を実現しました。
導入の目的① – 卒業年度を申込項目に追加し、申込状況をリアルタイムで確認
クラウドパスでは申込フォームのカスタマイズが可能なため、参加者の卒業年次を取得できる設計に対応。これにより、各学年の幹事が自分たちの代の申込状況をリアルタイムで確認できるようになりました。
その結果、当日の参加人数を正確に把握でき、食事や飲み物、備品などの手配も事前にスムーズに対応。最終的な参加者リストの集計もワンクリックで完了するため、運営側の事務工数を大幅に削減することができました。
導入の目的② – メール一括送信でイベント情報をリマインドる
イベント前後の連絡手段として、クラウドパス上から一括でメール配信が可能に。
申し込み確認、リマインド連絡など、必要な情報を参加者全体へスムーズに周知でき、連絡漏れの心配もありません。
導入の目的③ – 券面に卒業年度を明記し、受付業務を効率化
発行された電子チケットには、参加者の名前と卒業年次が明記されており、受付スタッフが入場時にスムーズに本人確認が可能。これにより、名簿照合の手間が大幅に削減されました。
また、受付時のQRコード読み取りで入場ステータスも即時反映され、入場管理の正確性が向上しました。
導入の目的③ – 幅広い年齢層に対応した多様な決済手段
クラウドパスは、クレジットカード、QRコード決済、コンビニ払い、Paidy後払いなど、幅広い世代に対応した多様な決済手段を提供。参加者は自身の使いやすい方法で支払いができ、安心して申し込みが可能です。
また、ネット操作に不慣れな方のために、当日券の現地販売にも対応できるよう柔軟な設定が可能で、全世代にとって使いやすい仕組みを実現しました。
【お客様の声】
昨年までは、
①Googleフォームで購入希望者から連絡をいただく
②メールで振込先口座を案内する
③通帳に入金があったことを確認し、名簿を作成する
④当日受付で名簿と照合し、チケットを交付する
という手間があったわけですが、クラウドパスを導入したことで、こちらがほぼ何も対応せずに済んだ点は、少ない人数で準備・運営をしていく中で、大きな助けになりました。
来場者の方からも、電子チケットになったことで、遠方の同期生に案内しやすくなった、というお声も頂戴しましたし、全員電子チケットで入場する、と仰っていただいた学年もありました。
当日の受付そのものも、昨年までは学年ごとに窓口を分け、チケットを確認して手首にリストバンドを巻き、入口でリストバンドの有無を確認するという仕組みをとっていましたが、今年は入場口のQRコード読込だけになったために、入場自体スムーズに行えたようです。
どうしても開会直前に入場者が集中するのですが、QRコードだったためにスムーズに対応できた、と受付担当者からは報告をもらっています。
個人的には電子チケットの販売枚数がもう少し増えていれば、とも思いますが、思い切って導入に踏み切って良かったです。