予約システムを開発・導入する際の料金相場を徹底解説！

「予約システムを導入したいけど、どれほどの料金がかかるのか……」と悩まれている担当者様もいらっしゃるでしょう。
相場がわからないままでは、提示された料金が妥当であるかどうかも判断できません。

そこで本記事では、予約システムの種類ごとに、開発・導入する際の料金相場を解説します。
予約システム導入の予算を組みたいとお考えであれば、ぜひご覧ください。

予約システムとは？

予約システムは、オンラインでの予約受付や変更などを自動で処理し、また予約情報を一元管理するためのシステムです。
飲食店や美容院、施設やイベント運営など、予約を必要とする店舗やサービスで広く導入されています。

予約システムを導入することで、利用者がパソコンやスマートフォンからいつでも予約できるようになるため、サービスの利用を効果的に促進できます。
また、予約受付やメール送信、決済などが自動化されることにより、業務も効率的になるでしょう。

予約システムが搭載している機能

予約システムが搭載している一般的な機能は以下のとおりです。

機能	詳細
予約管理機能	予約の受付やキャンセルを行う l 顧客の来店予定時間や店舗の空き時間などを管理する
顧客管理機能	顧客の属性情報（年齢・性別・居住地など）や、来店履歴またはサービス利用履歴を管理する
顧客分析機能	年代、性別ごとの来店率や流入経路などのデータをもとに、顧客の動向を分析する
マーケティング機能	メルマガの配信やクーポンの発行など集客につながる機能を提供する
決済機能	予約時の支払いや毎月のサービス料金を処理する コンビニ決済やバーコード決済などの多種多様な決済手段も提供する

上記の機能はほとんどの予約システムが搭載していますが、細かな仕様には違いがあります。
たとえば同じ予約管理でも、担当者を指定できるオプションやキャンセル待ち機能などの有無は製品によって異なります。

また、施設・イベント向けの予約システムに搭載されている機能は以下の通りです。

機能	詳細
予約・在庫管理機能	日時・回ごとの在庫管理、複数券種や座席指定への対応。イベントや施設のキャパシティに応じて販売枠を自動管理する
入場管理機能	QRコードによる受付、端末複数台での同時チェックイン、再入場の可否設定など、当日の運営を円滑にする
顧客情報管理機能	申込者情報の取得・管理、同行者管理、各種同意やアンケートなど、事前に必要な情報を収集する
決済・精算機能	クレジットカードやコンビニ決済などのオンライン決済に対応。返金処理や売上レポート、主催者への精算も一元管理する
プロモーション機能	割引コードや先行販売、販売チャネル別の計測など、集客施策や広報の効果測定を支援する
分析・レポート機能	売上、来場数、回別の利用状況などを可視化し、イベントの改善や次回計画に活用できる

機能の詳細をしっかりと確認し、自社でのユースケースに合った予約システムを選びましょう。

予約システムを導入するメリット

予約システムを導入することで、以下に挙げた業務の効率化やコスト削減などのメリットを得られます。
それぞれの詳細を順に見ていきましょう。

【予約システムを導入するメリット】
●メリット①業務を効率化できる
●メリット②コスト削減につながる
●メリット③マーケティングに役立つ
●メリット④顧客の利便性が向上する

メリット①業務を効率化できる

予約の受付や管理、顧客への連絡などをシステムが自動的に対応してくれるため、業務効率を改善できる可能性があります。

また、手作業で対応する業務が少なくなれば、予約日時の入力ミスや、確認漏れによるダブルブッキングなどのヒューマンエラーも減り、さらなる業務の効率化が叶います。

「手作業での予約管理に限界を感じている」とお悩みであれば、予約システムを導入して業務を効率化していきましょう。

メリット②コスト削減につながる

予約管理が自動化されれば、そこに割いていたスタッフを別の業務に割り当てられるようになるため、結果として人件費も削減できます。

また、予約システムを導入することで、予約の詳細や顧客情報などはすべてデータ化され、紙媒体での管理が不要となります。

紙媒体で管理する場合、必要な情報がすぐに見つからない、またそもそも量が多く置く場所にも困る、といった課題が伴うものです。

予約システムの導入によってそうした課題を一挙に解決できれば、オペレーションコストの大幅な削減につながるでしょう。

メリット③マーケティングに役立つ

先述した通り、予約システムには顧客情報を蓄積し、分析する機能もあります。

自社のサービスをどのような層が利用しているのか、また何を目的に予約したかを分析すれば、より効果的なマーケティングを行うことが可能です。

また、顧客の好みに合った特典やプロモーションを提供すれば、満足度が高まり良い口コミが広まって、自社サービスの認知度をさらに高められます。

メリット④顧客の利便性が向上する

顧客の利便性を高めるうえでも、予約システムの導入は効果的です。

予約システムは基本的に24時間365日稼働するので、自社の営業時間に関係なく、顧客は好きなタイミングで予約が可能です。

くわえて、申し込みの際は空き状況をリアルタイムで確認可能で、スケジュールの調整も容易です。

予約システムを導入するデメリット

さまざまなメリットがある予約システムですが、導入に際しては以下の２つのデメリットがあることも把握しておきましょう。

デメリット①導入時に手間や費用がかかる

予約システムを導入するにあたっては、求める要件を事前に整理する必要があるほか、既存システムとの連携といった対応も欠かせません。

また、システムのライセンス料や、他社にシステムの導入を依頼する場合の費用などもかかります。
結果として、サービス運営を楽にするために導入したはずが、かえってスタッフの負担やコストを増やしてしまうこともあるのです。

デメリット②定期的なメンテナンスが必要

予約システムの導入後は、動作状況のチェックや脆弱性の有無を確認するための、定期的なメンテナンスが必要不可欠となります。

メンテナンスを怠ると、システムトラブルや個人情報の流失といった大きな問題に発展しかねないためです。

しかし、こうしたメンテナンスには手間がかかるうえに専門的な知識も必要となるため、自社のスタッフに任せた際にはかなりの負担がかかると考えられます。

予約システムの料金相場

予約システムを導入するうえで「実際にどれくらいの料金を払うのだろうか……」という点が気になる方も多いでしょう。
そこでここからは、予約システムの種類ごとに料金相場をお伝えしていきます。

【予約システムの種類ごとの料金相場】
●クラウド型予約システムを利用した場合
●パッケージ型予約システムを利用した場合
●オリジナル予約システムを開発する場合

クラウド型予約システムを利用した場合

クラウド型予約システムは、インターネットを経由してサービスを利用する形式の予約システムです。
基本的には、サービス利用開始時の初期費用と月額料金が発生します。

利用するサービスやそのグレードにもよりますが、初期費用と月額料金ともに5,000～20,000円が相場となっています。

なかには無料プランを提供しているサービスもありますが、月間の予約件数や登録可能な顧客人数などが制限されており、本格的な運用には適していないケースがほとんどです。

ほかの予約システムと比較すると、クラウド型の料金は低い傾向にあります。
特に初期費用は大きく抑えられるため、少ない負担で予約システムを導入したい場合には最適な選択肢となります。

パッケージ型予約システムを利用した場合

構築済みのシステムを自社内にパッケージとして導入するタイプが、パッケージ型予約システムです。

パッケージ型には、最初にライセンスを購入する買い切りタイプと、初期費用と月額料金がかかるサブスクタイプの２種類が存在します。

買い切りタイプの料金にはライセンス料のほか保守費用なども含まれており、相場は数十万～数百万円程度となります。

対して、サブスクタイプの初期費用と月額料金の相場は5,000～10,000円ほどと、あまり負担がかかりません。

買い切りタイプは継続的な料金が発生しないため、長期的にみれば費用対効果は高いといえますが、イニシャルコストの高さはやはりネックとなるでしょう。

一方で、サブスクタイプは最初こそ少ない負担で利用できますが、継続的に料金が発生するので、最終的な支出は買い切りタイプを上回る可能性があります。

また、似たような費用感のクラウド型と比較すると、パッケージを導入するという性質上、使い始めるまでにある程度の期間を要する点で一歩及びません。

しかし、自社内の環境にデータを保存できるので、セキュリティ要件が厳しいのであればクラウド型よりもこちらを優先的に検討したいところです。

オリジナル予約システムを開発する場合

クラウドサービスやパッケージなどの既製品を使わずに、オリジナルの予約システムをいちから開発する、という方法を取ることもできます。

必要最低限の機能だけを搭載した小規模なシステムなら、開発費用として数十万～数百万円程度かかります。
対して、多くの機能を搭載する大規模なシステムを作る場合は、数千万円もの開発費用がかかることも少なくありません。

また、システムの規模にかかわらずメンテナンスは必要となるため、その分の人件費や保守費用も発生します。

このように、オリジナル予約システムの開発には相当な費用がかかるため、少ない負担でシステムを導入したいケースでは適していません。

しかし、既製品にはない独自の機能を搭載できる、また既存システムとの連携を前提とした構築も可能となるなど、自由度の高さは随一です。

求める要件を完璧に満たす予約システムが欲しいのであれば、人的リソースや費用を投入していちから開発するのも手でしょう。

他社に予約システムの開発を依頼する場合

「オリジナルの予約システムが欲しいけど、自社では開発できない」という場合には、システム開発会社への委託を検討しましょう。

自社開発と比較して自由度は落ちますが、コミュニケーションを密に取りこちらの要望を詳細に伝えれば、自社のリソースを割かずにイメージ通りのシステムを導入できます。

この場合の開発費用は、システムの規模や搭載する機能の詳細にもよりますが、少なくとも300万円以上はかかると想定しておくのが妥当です。

システム要件が複雑であれば、1,000万円以上かかる可能性もあります。

なお、株式会社ユニエイムの提供する予約システム「CLOUD PASS」は、クラウド型でありながらOEM開発に対応することも可能です。

企業様のご要望に応じて、CLOUD PASSの既存機能をベースに、新たな機能追加やUI／UXのカスタマイズの開発にも対応します。

導入の容易さとカスタマイズ性の高さを両立したいのであれば、ぜひCLOUD PASSをご検討ください。

予約システムの開発・導入・運用にかかる料金の内訳

予約システムを開発あるいは導入し、運用する際にかかる料金には、主に以下の3つの項目が含まれています。
ここでは、各項目の詳細を解説します。

【予約システムの開発・導入・運用にかかる料金の内訳】
●人件費
●設備費
●運用費

人件費

人件費は、特にオリジナルの予約システムを開発するケースにおいてネックとなります。

いちからの開発となると、以下に挙げたような人材のほかさまざまな関係者が関わることになり、人件費が必然的にかさんでしまうためです。

【予約システムの開発に必要な人材の例】

プロジェクトマネージャー	関係各所への要件ヒアリングや、開発工程の管理などのマネジメントを行う
システムエンジニア	ヒアリングした要件をもとにシステム設計を行う
プログラマー	システム設計に従いコーディングやテストを行う

高い人件費がかかるのを避けたいのであれば、開発が不要なクラウド型やパッケージ型の導入をおすすめします。

設備費

人件費の次に大きなコストが発生するのが、設備費です。
サーバーやネットワーク機器、エンジニアが利用するツールなど、予約システムの開発に必要不可欠なハードウェアの調達費・利用費がこれに該当します。

また上記のほかには、券売機や入退場ゲートなどのレンタル・リース料金も設備費に含まれます。
これは、クラウド型やパッケージ型でも発生しうる費用です。
もともとの料金に含まれているのか、あるいは別途料金がかかるのかは、事前に確認しておきましょう。

運用費

運用費は、予約システムの利用を開始してから発生する費用です。
具体的には、システムを正常に稼働させるためのメンテナンス費用、あるいはサービス提供事業者にサポートを依頼する際の費用などが該当します。

なお、予約システムの種類にかかわらず、運用費は必ず生じるものと考えておきましょう。
いちからシステムを開発した場合は自社での運用保守費用が発生し、提供されるサービスを利用する場合でも、提供事業者側のメンテナンス費用が料金に反映されます。

予約システムを外注する際に知っておきたい見積もりの種類

開発会社が提示する見積もりには専門用語が並んでいることが多く、その意味を理解できない場合もあります。
その状態では見積もりの妥当性を判断することが難しいため、開発会社が見積もりを行う際のメジャーな手法は把握しておきましょう。

FP法

FP法は「Function Point method」の略であり、その名が示す通り、システムに搭載するFunction、つまり機能にポイントを割り振り見積もりを行う方法です。
機能の複雑さや実装の難易度を考慮してポイントを割り振り、それに応じた費用を算出していきます。

具体例として、予約システムにA・B・Cという3つの機能を搭載するケースを考えてみましょう。
まず、機能Aは要件が複雑なので20ポイント、一般的な実装難易度の機能Bは10ポイント、容易に実装できる機能Cは5ポイントといったふうに、割り振りを行います。

そのうえで、システムごとに求められる特性係数とよばれる数値を合計ポイントにかけて、最終的な費用を算出する、というのが大まかな流れです。

この仕組みを理解していれば、FP法で作成された見積もりに関しては、各機能のポイントと算出された金額を比較することで妥当性を判断できるようになります。

類推法

見積もりのメジャーな手法としては、過去の類似したプロジェクトのデータをもとに、新しいプロジェクトの工数を見積もる類推法というものもあります。

たとえば、ある予約システムを開発するにあたって、類似した過去のプロジェクトは20人月であったと仮定します。
このとき、新しいシステムに搭載する機能が過去のプロジェクトよりも少ないのであれば、その分工数を減らして15人月として設定する、というのが類推法の考え方です。

この仕組み上、類推法では開発会社の実績が見積もりの精度に大きな影響を与えます。
予約システムを開発した経験のない会社だと、類推法の精度が悪く、必要以上の費用が見積もりに含まれてしまっている、ということも起こりかねません。

そのため外注先を検討する際は、FP法で見積もりを行っている、または類推法を採用しているものの、予約システムの開発実績が豊富な開発会社を選ぶことをおすすめします。

予約システムの開発・導入費用を抑える方法

予約システムを開発あるいは導入する際にかかる費用は、少しでも抑えたいところです。
そこで重要となるのが以下の3点です。

【予約システムの開発・導入費用を抑える方法】
●必要な機能だけ追加する
●複数の開発会社から相見積もりを取る

必要な機能だけ追加する

予約システムに搭載する機能を絞り込むことは、開発・導入費用を抑えるうえで欠かせない対応です。

機能が豊富な予約システムは、いちからの開発にせよ導入するだけにせよ、その分費用が高額になります。

そのため、求める機能に優先順位をつけて、必要性の高いものだけ搭載することを意識しましょう。

優先順位がつけられない場合は、最低限の機能だけを搭載したシステムを開発・導入したうえで、あとから徐々に必要な機能を追加していくのも一案です。

複数の開発会社から相見積もりを取る

予約システムの開発を外注する際は、複数の開発会社から相見積もりを取ることをおすすめします。

各社の提示する費用や提案内容、アフターサポートの充実度などを総合的に比較することで、もっともコストパフォーマンスの良い開発会社を選定できます。

また、クラウド型やパッケージ型の予約システムを導入する際も、複数のサービスを比較して、費用対効果がもっとも高いと思われるものを選ぶのがベストです。

料金の安さだけを見るのではなく、搭載している機能やサポートの範囲などをもチェックし、自社に合うサービスを選ぶのが大切です。

外注先に詳しい要望を伝える

特に開発を外注する場合は、外注先に要望を詳しく伝えることが重要となります。
要望があいまいだと開発の途中で手戻りや設計の見直しが発生し、工数が追加になった結果、開発費用もかさんでしまうためです。

不必要な支出を発生させないためにも、求める機能やその要件、また画面デザインなどは事細かに伝えましょう。
要件が具体的に定まれば、開発がスムーズに進むだけではなく、利用し始めてから「想定していた使い方ができない」といった事態になることも防げます。

予約システムの開発を依頼するのに適した会社

予約システム開発の外注先としては、以下の4点を満たす会社を選ぶことをおすすめします。

【予約システムの開発を依頼するのに適した会社】
●予約システムの開発実績がある
●提案や助言をしてくれる
●十分なコミュニケーション能力がある
●開発後のアフターサポートが手厚い

予約システムの開発実績がある

まず確認したいのが、予約システムの開発実績が豊富かどうかという点です。
実績がある会社とない会社では、開発スピードや成果物の品質に大きな差が生まれます。

また業種や業態が異なれば、同じ予約システムでも求められる機能は変わってきます。
そのため、可能であれば自社と同じ業種・業態で予約システムを開発した経験がある会社を選びたいところです。

なお開発会社の実績は、一般的には公式サイトやダウンロード資料などから確認できます。
もし検討中の開発会社の実績が公開されていないなら、直接担当者に問い合わせてみましょう。

提案や助言をしてくれる

予約システムに関するこちらの疑問や懸念に対して、的確な提案やアドバイスをしてくれる会社は信頼に値します。
そうした会社に開発を任せれば、プロジェクトの方向性が途中でぶれることもなく、たとえトラブルが発生したとしても迅速に対応してくれるでしょう。

十分なコミュニケーション能力がある

コミュニケーション能力が高く、こちらの要望をしっかりと汲み取ってくれる会社であれば、開発を円滑に進められます。
認識の齟齬が生まれにくく、要件の再定義や手戻りなどの無駄が生じる可能性が低いためです。

また、想定外のトラブルに対応するうえでも、開発会社のコミュニケーション能力は重要です。
発生したトラブルの詳細、そして対応方針が迅速に共有されれば、こちらもすぐに指示を出せるようになり、トラブルが長引くこともなくなるでしょう。

開発後のアフターサポートが手厚い

開発中だけではなく、納品後のフォローの手厚さもしっかりとチェックしましょう。
運用までフォローしてくれる会社なら、システムダウンなどの障害にも迅速に対応してくれるので、店舗やイベントの運営に生じる被害を最小限に抑えられます。

また、トラブル対応だけではなく、システムのアップデートや機能追加などを依頼することも可能です。
開発会社はシステムの特性について熟知しているはずなので、スムーズな対応が期待できます。

予約システムを導入する際に確認したいポイント

「予約システムを開発するのは難しいから、導入する方向で検討したい」という企業様もいらっしゃるでしょう。
自社に合った予約システムを導入するためにも、検討の際は以下の8つのポイントをチェックすることをおすすめします。

【予約システムを導入する際に確認したいポイント】
●ポイント①予約の管理機能のタイプ
●ポイント②決済機能の有無
●ポイント③顧客管理機能の詳細
●ポイント④キャンセル・再選択機能（キャンセルポリシー設定）
●ポイント⑤セキュリティ対策
●ポイント⑥UIの使いやすさや操作性
●ポイント⑦自社の業種・業態やサービスとの相性
●ポイント⑧自社で使用している既存システムやサービスとの連携
●ポイント⑨多数店舗管理機能の有無

ポイント①予約の管理機能のタイプ

同じ予約管理システムでも、製品ごとに管理機能のタイプは異なります。
一般的なタイプとしては、以下の4種類が挙げられます。

【予約管理機能のタイプ】
●運営側がスケジュールの候補を設定し、そのなかから顧客が選ぶタイプ
●顧客が自由に予約日時を選択できるタイプ
●カレンダー上に予約日時を直接指定できるタイプ

たとえば、開催日時が決まっているイベントの場合は最初のタイプが最適です。

業種や業態によって最適なタイプはまったく異なります。
必要な要件を洗い出したうえで、それに合致する予約管理機能を備えた製品を選ぶのが大切です。

ポイント②決済機能の有無

決済機能は基本的な機能の一つではありますが、無料の製品では搭載されていないことも少なくありません。
また、決済機能はあるものの、利用可能な決済手段が限られているという場合もあります。

音楽ライブや大型のイベントなど、予約と同時に決済が完了するのが一般的なケースでは、決済機能は必要不可欠です。
入金忘れやキャンセルなどの防止にもつながるので、上記のケースに該当するなら決済機能の有無は必ず確認しましょう。

ポイント③顧客管理機能の詳細

顧客管理機能も製品によって詳細が異なり、単純に情報を蓄積できるだけというものから、CSV形式で外部に出力できるものまであり多種多様です。

たとえば、自社内の別システムと併用する想定なら、顧客情報の連携機能が備わっている予約システムを選ぶのがベストです。
また、マーケティングに活用したいのであれば、管理だけではなく分析もできる製品を選ぶことをおすすめします。

ポイント④キャンセル・再選択機能（キャンセルポリシー設定）

飲食店向けの予約システムでは一般的な「キャンセル」や「日時の再選択」機能が、施設・イベント向けのシステムでは備わっていないことが多い。

特に子ども向け施設やファミリーイベントでは、急な体調不良による問い合わせが頻発し、運営側の対応負荷が大きくなる。

キャンセルポリシーに基づき、管理者側・申込者側のどちらからでもキャンセルや日時変更ができる仕組みがあれば、問い合わせ削減と運営効率化に大きく寄与する。

ポイント⑤セキュリティ対策

顧客の氏名や住所、電話番号、またはクレジットカード番号など、予約システムにはさまざまな個人情報が記録されています。
そのため、セキュリティ対策については念には念を入れてチェックしなくてはなりません。

セキュリティ対策の観点で特に見るべきポイントとしては、以下が挙げられます。

【セキュリティ対策の観点で見るべきポイント】
●SSL設定（データ通信の暗号化）がされている
●個人情報の取扱いに関する規定が設けられている
●不正アクセス対策が講じられている

万が一、自社が運用する予約システムで情報漏えいが発生すれば、社会的信用が瞬く間に失われてしまいます。
そのような事態を避けるためにも、セキュリティ対策の有無は必ず確認しましょう。

ポイント⑥UIのわかりやすさや操作性

機能の豊富さやセキュリティ対策の堅牢さだけではなく、UIのわかりやすさや操作性も重視すべきポイントです。

画面に表示されている内容がわかりづらい、または操作が難しいなどの問題があると、顧客が予約を諦めてしまうこともあります。

また、そのようなシステムは管理画面もわかりにくい傾向にあるため、自社スタッフのオペレーションにも支障が出ると考えられます。

誰でも簡単に操作できるUIを備えた予約システムなら、このような問題に直面する可能性を減らせるはずです。
予約システムの多くはトライアル期間が設けられているので、導入前に使用感を確かめておくことをおすすめします。

ポイント⑦自社の業種・業態やサービスとの相性

予約システムには、ベースとなる予約管理機能や顧客管理機能のほかに、プラスアルファの機能が備わっていることもあります。
そのプラスアルファの機能と、自社の提供するサービスとの相性も事前にチェックしておきたいところです。

たとえば、習いごと系のサービスを提供している場合は、レッスンの振替機能が搭載されている予約システムが有用でしょう。

レジャー施設の運営で、年間パスポート機能が備わっている予約システムを採用すれば、リピーターを増やすための効果的なアプローチが可能となります。

ポイント⑧自社で使用している既存システムやサービスとの連携

自社内で利用中のツールや業務支援システムがあるなら、そちらとの連携が可能であるかどうかも確認する必要があります。

特にカレンダーツールと連携できれば、予約情報の反映が自動化されるため、業務効率をさらに高められる期待が持てます。

このほか、会計ソフトやCRMとの連携にも対応していれば、店舗やサービス運営全体のワークフローも改善できるでしょう。

ポイント⑨多数店舗管理機能の有無

複数の店舗を運営しているなら、多数店舗管理機能は必要不可欠な機能だといえます。

多数店舗管理機能は、店舗ごとの予約状況や顧客情報を一元的に管理するための機能です。
これがあれば、店舗間でいちいちデータを送受信する必要がなくなり、業務負担を削減できる可能性があります。

「店舗間の連携がうまく取れず、業務が滞ることが多い……」とお悩みであれば、多数店舗管理機能を搭載した予約システムを導入して、連携状況を改善しましょう。

予約システムの料金相場は種類によって大きく異なる

今回は、予約システムの料金相場を種類ごとに解説しました。

予約システムの料金相場は、クラウド型あるいはパッケージ型を利用するのか、またいちから開発するのかで大きく変わってきます。
そのため、まずは自社の予約システムに対する要望を一度整理し、最適な種類を明確にしたうえで、その場合の料金相場を確認しましょう。

イベントやアミューズメント施設を運営しており、初期費用や運用費用を抑えつつ予約システムを導入したいのであれば、ぜひCLOUD PASSをご検討ください。
初期設定費用0円かつ、システム利用料0円のフリープランを提供しておりますので、負担少なく利用を始めていただけます。