招待制イベント
招待制イベント
運用ポイント
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- 1招待者リストの正確な管理
- 招待者への確実なチケットの送付は、招待制イベントの成功の鍵です。最新情報に基づいた招待者リストの更新や、リマインド通知による周知が重要となります。
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- 2受付のスムーズな運用
- 電子チケットやQRコードによる受付を活用することで、迅速なチェックインを実現できます。また、受付の際に本人確認を行い、不正参加を防ぐ仕組みを設けることも大切です。
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- 3個別対応の柔軟性
- 特にVIPや主要ゲストの参加が多い場合、個別の要望や変更に迅速に対応することが求められます。専用窓口や担当者の設置が効果的です。
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- 4イベント後のフォローアップ
- 参加者へのお礼メールやアンケートを通じて、イベント後の印象を高めると同時に、次回以降の企画の参考となるフィードバックを収集します。
クラウドパスの
おすすめ機能
招待制イベント開催にあたり、クラウドパスに搭載されている機能の中でも招待制イベント向けの機能をご紹介します！
- 招待者リストインポート
- ExcelやCSV形式の参加者リストを一括で取り込むことで、登録からチケット発行までをワンクリックで実行可能です。これにより、参加者管理業務の手間を大幅に削減可能です。
- 受付設定
- 受付端末(スタッフ側が見る画面)に表示する項目を自由にカスタマイズ可能です。電子チケットの読込み後、身分証明書との本人確認や、来場者の入退場記録がスムーズに行えます。
- 名札・パス発券
- 受付と同時に、専用プリンターを使用して名札やパスをスムーズに発券できます。また、申込者情報は管理画面で修正可能なため、誤りがあっても柔軟に対応できます。
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招待制イベント
参考例
株式会社C.H様
周年記念イベント
無料イベント来場数2万人／2日間開催
- チケット販売方法：インポート発券
- 受付方法：PC、スキャナー、名札発券プリンター
- 使用機能： 招待者リストインポート 受付設定 名札・パス発券 来場管理
クラウドパス導入で
解決した課題
課題01
- チケット販売
- 招待者リストの膨大さによる管理の煩雑化
解決策
- 招待者リストインポート
- インポート機能で招待者リスト
約1,000人分のチケットを一元管理！
全社員800人に加え、社員の家族や企業関係者を招待するため、膨大な参加者の顧客情報を正確に管理する必要がありました。クラウドパスのインポート機能を活用することで、参加者リストを一括登録することができます。チケット発券や招待状送付もシステム一つで完結するため、業務時間を大幅に削減することができます。イベント終了後は、正確な出欠情報を管理でき受付業務の効率化に繋がります。
課題02
- 入場受付
- 当日受付の混雑緩和、チケットの不正防止
解決策
- 受付設定
- 受付端末に必要事項を表示して
スムーズな受付を実現！
招待者名簿を使った口頭での本人確認作業では、照合に時間がかかり、受付の混雑が課題となっていました。しかし、QRコードを読み取るだけで必要なお客様情報をスタッフの受付端末に表示できるようになり、受付時間を大幅に短縮。さらに、身分証明書の確認を併用することで、不正防止にも効果を発揮しています。
また、チケット券面に座席情報を表示することで、参加者が迷わず着席でき、誘導に必要な人員も削減することができました。
また、チケット券面に座席情報を表示することで、参加者が迷わず着席でき、誘導に必要な人員も削減することができました。
課題03
- 入場受付
- 事前準備の負担軽減
解決策
- 名札・パス発券
- 当日の受付に名札発券機能で
事前準備の手間を大幅に削減！
事前に名札を準備する手間が大きな課題でした。人数分の名札を用意するのに時間がかかり、受付に来た参加者の名札を探すのも一苦労でした。
しかし、クラウドパスの名札発券機能を使うことで、当日の準備が大幅に簡素化され、作業時間を短縮できました。また、万が一名札の情報に誤りがあっても、管理画面からすぐに修正でき、迅速に対応できたことが大変助かりました。
課題04
- 来場状況
- 手作業によるデータ不正確さと集計作業負担
解決策
- 来場管理
- 各支店の来場状況をダッシュボードで
リアルタイムに確認可能に！
アナログで受付していた頃は、各支店の来場者数をその都度確認し、報告する必要がありました。
しかし、クラウドパスのダッシュボードを使用することで、来場状況をリアルタイムで簡単に確認できるようになりました。これにより、効率的に状況を把握でき、報告の手間が省けました。
しかし、クラウドパスのダッシュボードを使用することで、来場状況をリアルタイムで簡単に確認できるようになりました。これにより、効率的に状況を把握でき、報告の手間が省けました。
ご担当者N.N様の声
クラウドパス導入で通常業務に支障なく
周年イベントを開催することができました！
クラウドパスを導入することで、イベント開催にかける時間が大幅に減り、社員の負担が大きく軽減されました。従来は、参加者リストの管理やチケット発券、受付の準備など、膨大な作業が必要でしたが、これらの作業が効率化され、事前準備の手間が大幅に減少しました。そのおかげで、社員が他の業務に集中できるようになり、イベント開催に伴う負担感が減り、非常に満足しています。
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お見積りサンプル
無料イベントプランの場合
内訳
個数
単価
小計
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- システム利用料／月額
- 利用期間に応じた必要なシステム利用料です。
個数1単価￥50,000小計￥50,000 -
- 受付機器レンタル費用
- 受付機器レンタルに発生する費用
個数スキャナー x1
PC＋プリンターセット x1単価￥5,000
￥35,000小計￥40,000 -
- 各種決算手数料／枚
- チケット購入の際に発生する決済手数料です。
個数-単価-小計- -
- 発券手数料／枚
- チケット発券のために発生する発券手数料です。
イベント規模により変動します。詳しくはコチラへお問い合せください。
合計￥90,000(税別)
無料イベントプランの場合
内訳
個数
単価
小計
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- システム利用料／月額
- 利用期間に応じた必要なシステム利用料です。
個数1単価￥50,000小計￥50,000 -
- 受付機器レンタル費用
- 受付機器レンタルに発生する費用
個数PC ＋スキャナーセット x1単価￥25,000小計￥25,000 -
- 各種決算手数料／枚
- チケット購入の際に発生する決済手数料です。
個数-単価-小計- -
- 発券手数料／枚
- チケット発券のために発生する発券手数料です。
イベント規模により変動します。詳しくはコチラへお問い合せください。
合計￥75,000(税別)
その他費用詳細はコチラ
クラウドパス活用シーン
招待制イベント
- 周年記念イベント
- 株式会社C.H様
- 招待者リストインポート
- 受付設定
- 名札・パス発券
QRコードを利用した受付や、名札発券機能により、当日もスムーズに運営できました。イベント開催にかける時間が大幅に減り、社員の負担が大きく軽減されました。
