入場登録QRコードの作り方｜無料ツールでイベント受付を簡単に

イベントの受付業務は、参加者が増えるほど混雑し、運営の負担が大きくなりがちです。
この課題を解決する効果的な方法として、QRコードを活用した入場登録システムが注目されています。
専門的な知識や高価な機材がなくても、Googleフォームなどの無料ツールを組み合わせることで、スムーズな受付フローを構築することが可能です。

この記事では、無料ツールを使ってQRコードによる入場システムを簡単に作成する手順を解説します。

イベント受付にQRコードを導入する3つのメリット

イベント受付にQRコードを導入することは、運営の効率化だけでなく、参加者の満足度向上にも寄与します。
紙のリストによる照合や手作業でのチェックといった従来の方法と比較して、QRコードを用いた入場管理は多くの利点を提供します。

具体的には、「受付業務の混雑解消」「来場者情報の正確なデータ化」「物理的なコストの削減」という3つの大きなメリットが挙げられ、これらはイベント運営全体の質を高める上で重要な要素となります。

メリット1：受付業務の混雑を解消できる

QRコードを受付で提示してもらい、スマートフォンで読み取るだけで本人確認が完了するため、受付にかかる時間を大幅に短縮できます。
従来のように、紙のリストから参加者の名前を探してチェックを入れるという手間がなくなることで、受付に行列ができるのを防ぎます。

これにより、来場者を待たせることなくスムーズに会場内へ案内でき、参加者の満足度向上に直結します。
また、受付スタッフの負担も軽減されるため、より少ない人数での入場管理が可能となり、人的リソースを他の業務に割り当てられます。

メリット2：来場者情報を正確にデータ化できる

手作業による受付では、名前の読み間違いやチェック漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性があります。
QRコードによる受付では、システムが自動で参加者情報を照合し、入場記録を残すため、非常に正確な来場者データを取得できます。

誰がいつ入場したかをリアルタイムで把握できるだけでなく、イベント後の参加者分析やフォローアップメールの送信など、マーケティング活動にもデータを活用しやすくなります。
事前の申込情報と当日の来場者情報を正確に紐付けて確認できる点は、大きな利点です。

メリット3：チケットの印刷や郵送コストを削減できる

QRコードはデジタルデータであるため、メールやSNSを通じて参加者に送付できます。
これにより、紙のチケットや入場券を印刷する費用や、それらを郵送するための費用が一切不要になります。

特に大規模なイベントになるほど、これらのコストは大きな負担となるため、削減効果は非常に高くなります。
また、チケットの紛失リスクも軽減され、参加者にとっても管理が容易になるという利点があります。
紙の券を使用しないことは、環境負荷の低減にもつながる取り組みです。

QRコードを使った入場登録の仕組みとは？

QRコードを使った入場登録は、参加者一人ひとりに固有の情報を割り当て、それを認証キーとして利用する仕組みです。
まず、申込時に得た参加者情報（氏名や受付番号など）を基に、個別のQRコードを生成します。
このQRコードを参加者にメールなどで送付し、イベント当日に受付で提示してもらいます。

受付スタッフはスマートフォンのアプリでそのQRコードを読み取ります。
読み取られた情報は、事前に作成しておいた参加者リストのデータと照合され、本人確認と入場記録が完了するシステムです。

【無料ツールで簡単】QRコード入場システムの作り方4ステップ

専門的なシステムを導入しなくても、Googleフォームやスプレッドシートといった無料で利用できるツールを組み合わせることで、QRコードによる入場受付システムは簡単に構築できます。
申し込みフォームの作成からQRコードの送付、当日の受付まで、これから紹介する4つのステップに沿って作業を進めることで、コストをかけずに効率的なイベント受付を実現することが可能です。

プログラミングなどの専門知識は不要で、誰でも手軽に始められます。

STEP1：参加申し込みフォームで参加者リストを作成する

はじめに、Googleフォームなどの無料ツールを使用して、イベントの参加申し込みフォームを作成します。
フォームには、氏名、メールアドレスなど、受付に必要な情報を入力してもらう項目を設定します。
参加者がフォームから申し込むと、回答は自動的にGoogleスプレッドシートに集計され、参加者リストとして整理されます。

このリストが、後のQRコード生成や当日の受付照合の基礎となる重要なデータとなります。
正確な入場管理のためにも、収集する情報の項目は事前に検討しておきましょう。

STEP2：リストを基に参加者ごとのQRコードを生成する

次に、STEP1で作成した参加者リストの情報を基に、参加者一人ひとりに対して固有のQRコードを生成します。
Googleスプレッドシートのアドオン機能や、無料のQRコード作成サイトを利用することで、リストのデータから一括で大量のQRコードを作ることが可能です。

QRコードに埋め込む情報は、氏名や受付番号など、個人を特定できるユニークなものが適しています。
こうして生成されたQRコードが、紙の入場券の代わりとなり、個別のデジタルな券として機能します。

STEP3：生成したQRコードを参加者にメールで送付する

参加者ごとのQRコードを生成したら、申込時に登録されたメールアドレス宛に送付します。
メールの文面には、イベント当日にそのQRコードがデジタル入場券として必要になる旨を明記し、受付での提示方法を案内します。

Gmailの拡張機能などを使えば、スプレッドシートのリストに基づいて、パーソナライズされたメールを一括で送信することも可能です。
これにより、手作業で一人ずつメールを送る手間を省き、効率的に参加者全員へQRコードを配布できます。

STEP4：イベント当日にスマホアプリでQRコードを読み取る

イベント当日は、受付スタッフがスマートフォンにインストールしたQRコードリーダーアプリを使用します。
来場者にメールで送付したQRコードを提示してもらい、スマートフォンのカメラで読み取ります。
読み取った情報（氏名や受付番号など）が画面に表示されるので、手元で開いている参加者リスト（Googleスプレッドシート）と照合し、該当者の欄に来場したことがわかるようにチェックを入れます。

この簡単な操作で受付が完了し、誰が来場したかの正確な確認ができます。

QRコードでの入場受付を始める前に準備するもの一覧

QRコードを活用した入場管理システムを実際に導入するにあたり、事前にいくつかのツールを準備する必要があります。しかし、高価で専門的な機材は必要ありません。

ほとんどの場合、普段の業務で使用しているパソコンやスマートフォンといった身近なデバイスで対応可能です。ここでは、無料ツールで受付システムを構築し、当日の運営をスムーズに行うために最低限必要となるものをリストアップして紹介します。これらを揃えることで、誰でも手軽に始めることができます。

準備するもの①：パソコンとインターネット環境

参加申し込みフォームの作成、Googleスプレッドシートでの参加者リスト管理、QRコードの生成、参加者へのメール一括送信など、事前準備のほとんどはパソコン上で行います。
そのため、これらの作業を快適に行えるスペックのパソコンが不可欠です。

また、すべての作業はクラウド上のツールを利用して進めるため、安定したインターネット接続環境も必須となります。
特に当日の受付でリアルタイムに入場状況を複数のスタッフと共有する場合、会場の通信環境がシステム全体の安定性を左右します。

準備するもの②：参加者情報をまとめたリスト

QRコード受付の根幹をなすのが、参加者の情報がまとめられたリストです。
通常は、Googleフォームなどで集めた申込情報をGoogleスプレッドシートに出力して使用します。
このリストには、氏名、メールアドレス、受付番号など、QRコードに埋め込む情報や、当日の本人確認に利用する情報が含まれます。

データに誤りがあると当日の照合作業でトラブルの原因となるため、事前に内容に不備がないか十分な確認が必要です。
このリストが、受付業務全体のマスターデータとして機能します。

準備するもの③：QRコードを読み取るスマートフォン

イベント当日の受付では、来場者が提示するQRコードを読み取るためのデバイスが必要です。
これには専用のバーコードリーダーなどは不要で、一般的なスマートフォンやタブレットで十分に対応できます。
AppStoreやGooglePlayで提供されている無料のQRコードリーダーアプリを事前にインストールしておけば、スマートフォンのカメラが受付端末として機能します。

受付のスムーズさを確保するため、受付の数に応じて複数台のスマートフォンを用意し、事前にアプリの動作テストを済ませておくと安心です。

QRコード入場登録に関するよくある質問

QRコードを使った入場受付は便利ですが、導入を検討する際にはいくつかの疑問が生じるかもしれません。
例えば、QRコードの使い回しは可能なのか、オフライン環境でも利用できるのか、また、有料の専門システムとはどのような違いがあるのか、といった点です。
ここでは、そうしたよくある質問に対して回答します。

事前にこれらの点を理解し、不安を解消しておくことで、自社のイベントに最適な形で導入を判断するための確認ができます。

Q. 複数のイベントで同じQRコードは使えますか？

セキュリティとデータ管理の正確性を保つため、一度使用したQRコードを別のイベントで使い回すことは推奨されません。
QRコードは参加者個人と特定のイベント情報を紐づけることで、固有の入場券として機能します。

同じQRコードを再利用すると、どの参加者がどのイベントに来場したのかを正確に追跡できなくなります。
また、第三者による不正入場のリスクも高まります。
イベントごとに新しいQRコードを発行し、その都度参加者に新しい券を送付する運用が基本です。

Q. 電波がない場所でも受付はできますか？

リアルタイムで入場状況を管理する場合は、安定したインターネット接続が必須です。しかし、電波がない場所でも受付を運用する工夫は可能です。主催者側のスマートフォンやタブレットに事前に参加者リストをダウンロードしておき、当日はオフラインでQRコードを読み取りながらリストと照合して手動でチェックします。この方法で、最低限の受付運用は実現可能です。

ただし、オフラインでの運用は、リアルタイムでの入場状況共有ができないため、複数受付を設けた場合に二重入場を防ぎにくくなる可能性があります。そのため、スムーズな入場登録やトラブル防止を重視する場合は、安定した電波環境を確保した上でQRコード受付を行うことが理想的です。イベント規模や会場条件に応じて、最適な受付方法を検討することが求められます。

Q. 有料の受付システムとの違いは何ですか？

無料ツールで入場登録QRコードを使った受付は、コストがかからない点が魅力です。しかし、フォーム作成やQRコード生成、メール送信、入場リスト管理などを複数のツールで手動設定する必要があり、準備や確認に時間がかかるという課題があります。そのため、直前の修正やトラブルが発生しやすくなります。

一方、有料の受付システムは、入場登録からQRコード発行、当日の受付管理までを一元化できる点が特長です。ただし、販売・受付設定を主催者自身で行うケースが多く、設定工数や人件費が想定以上にかかる可能性もあります。

クラパスでは、入場登録QRコードを使った受付・チケット販売において、販売設定や受付設計まで実務レベルでサポートしており、複雑な初期設定に時間を取られず、運営負担や設定ミスを防ぎながら、スムーズなイベント運営を実現できる点が特長です。

まとめ

QRコードを活用した入場登録は、無料のツールを組み合わせることで、専門的な知識やコストをかけずに構築が可能です。
この方法を導入することで、イベント当日の受付の混雑を解消し、スタッフの業務負担を軽減できます。
また、来場者情報を正確にデータ化できるため、イベント後の分析や次回以降の企画にも役立てられます。

紙のチケットが不要になることで、印刷や郵送のコスト削減にもつながります。
小規模なイベントからでも手軽に試せるため、スムーズな入場管理を実現し、参加者の満足度を高める第一歩として有効です。