イベント参加者管理アプリとは？概要・機能と導入のメリットについて

イベントのためにチケット販売システムの導入を検討している方に向けて、イベント参加者管理アプリの概要をご紹介します。

イベントを開催する際は、参加者の管理や受付など細かな業務が多く発生します。「もっと効率的にしたい」「参加者のデータを管理したい」などと考え、イベント参加者を管理するシステムを求める方は少なくありません。

そこで今回の記事では、イベント参加者管理アプリについて、概要や特徴、導入のメリット、選び方まで幅広く解説します。参考にしていただければ、イベントでの業務効率が大幅に向上することでしょう。

イベント参加者管理アプリとは

イベント参加者管理アプリとは、イベント開催のための来場者管理を一元的に実施するアプリのことです。参加者がスムーズにイベントに参加でき、主催者側は参加者のデータやチケット発行をスムーズに行えます。

参加者は快適に参加でき、主催者は快適に運営できるよう、さまざまな機能を備えたアプリです。

イベント参加者管理アプリの主な機能

それではイベント参加者管理アプリの主な機能について見てみましょう。イベント参加者管理アプリの機能は製品によって異なりますが、主に次のような機能が搭載されています。

機能①参加者情報の登録・一覧管理

ひとつめの機能は、参加者情報を登録したり一覧管理したりするための機能です。参加者の情報をデータベースに登録し、簡単に閲覧できる状態にします。そのデータベースには参加者の名前や連絡先、性別などの基本情報はもちろん、属性やイベントへの参加履歴も含まれます。
以上のような情報を登録・一覧管理する機能は、イベント参加者管理アプリの基本機能です。

機能②申込フォーム・チケット発行機能

申込フォームを作成したり、チケットを発行したりする機能も搭載されています。
イベントを開催するために欠かせないのが参加者がイベントに申し込んだり、チケットを購入したりできる機能です。イベントに合わせた申込フォームを作成し、申し込みを完了した参加者にチケットを発行して入場を可能にします。

機能③QRコードを使った当日受付

イベント参加者管理アプリには、QRコードを使った当日受付を行う機能があるものもあります。入場の際に受付でQRコードを見せることにより、受付がスピーディーになり混雑を避けやすくなることがメリットです。
紙のチケットがなくてもスマートフォンだけで入場できるため、チケット紛失のリスクも避けられるでしょう。

機能④参加者への連絡・リマインド配信

イベント参加者への連絡を行ったり、リマインドを配信したりする機能も特徴的です。イベントの前日や1週間前など、設定した日時に自動でリマインドを送信できます。

リマインドを送信しなければ、イベントを忘れてしまう参加者もいるかもしれません。チケットを購入してくれたより多くの方がイベントに参加できるようにと配慮するための機能であり、参加者の満足度も向上することでしょう。

機能⑤イベント終了後のデータ管理・分析

イベント参加者管理アプリでは、イベント終了後のデータ管理や分析も行えます。
アプリ内には参加者のデータが保存されており、分析によって、イベント参加者の属性傾向が把握できるようになります。分析結果を今後のイベントに活かせば、運営を改善し、イベントをより拡大できるかもしれません。

イベント参加者管理アプリを導入するメリット

イベント参加者管理アプリにはさまざまな機能があると解説しました。それでは導入することによってどのようなメリットが感じられるのか、4つの観点から見ていきましょう。

メリット①当日の受付・入場がスムーズになる

ひとつめのメリットは、当日の受付や入場がスムーズになることです。紙のチケットを1枚ずつ確認していては時間がかかってしまいます。しかしQRコードを読み込むなどの受付だけで済めば、入場のためにかかる時間を短縮できて、混雑も解消できるでしょう。受付もスムーズになり、スタッフの数を減らせるなど、コストダウンにもつながるかもしれません。

メリット②参加者への連絡漏れを防げる

メリットとして、参加者への連絡漏れを防げることもあげられます。イベント参加者管理アプリでは、参加者に連絡が取りやすく、イベント前のリマインドはもちろんイベント後のアンケートも簡単に実施できます。

一人ひとりに連絡をするわけではありませんので連絡漏れを防げ、今後のイベントのためのデータ蓄積のためにも役立つでしょう。

メリット③スタッフの作業負担を軽減できる

スタッフの作業負担を軽減できる点も大きなメリットです。イベントをひとつ開催するためには多くの人員が必要となります。イベント当日は慌ただしく、スタッフ一人ひとりの負担も大きくなりがちです。

イベント参加者管理アプリを導入すれば、受付業務が減って受付担当スタッフの業務負担は軽減されます。その分受付の人数を減らして他の部分にスタッフを配置し、全体の業務負担軽減も狙えるはずです。

従来スタッフが行っていた業務を、イベント参加者管理アプリで簡略化することで、全体の業務効率を高められます。

メリット④参加者データを活用してリピーター集客につなげられる

参加者データを活用して、リピーター集客につなげられる点もメリットです。

イベント参加者管理アプリでは、参加者の個人情報を蓄積します。イベントが終了した後に参加者のデータを活用してメールを送信したり案内を送ったりすれば、リピーター獲得につなげられるかもしれません。

イベントへのリピーターを増やし、さらに新たな参加者を増やしていけば、イベントの規模を徐々に拡大していける可能性も高まります。

イベント参加者管理アプリの選び方

これからの導入を検討している方に向けて、イベント参加者管理アプリの選び方についてご紹介していきます。次の5つのポイントを押さえたうえでアプリを選べば、きっと今までよりもイベントを開催しやすくなるでしょう。

選び方①料金・コストの比較

イベント参加者管理アプリを選ぶ際には、まずは料金やコストを比較しましょう。アプリの種類はさまざまですが、やはり予算内に収まる金額のアプリを選ぶことが大切です。導入時に必要となる初期費用だけでなく、ランニングコストも考慮したうえで選びましょう。

一般的にアプリを導入する場合には、ライセンス料、ハードウェア購入費用、ソフトウェア購入費用、トレーニング費用がかかる可能性があります。場合によっては保守費用もかかるかもしれません。

追加でかかる費用も確認したうえで、年間でどのくらいのコストがかかるか計算してみましょう。そしてコスト面において最も導入しやすいものの中からアプリを選ぶことが大切です。

選び方②操作性と導入のしやすさ

操作性と導入のしやすさを考慮することも重要なポイントです。機能面が充実していても、コストが押さえられても、操作性が悪ければ使いにくくなってしまいます。特にイベント参加者管理アプリは、多忙なイベント当日にも操作するものです。使い勝手が良く、だれでも迷わない操作性のアプリを選ぶべきでしょう。

操作性や導入のしやすさを重視すれば、お試しで一定期間だけ導入できるアプリが理想的です。直感的に操作できること、スタッフの誰もが操作に困らないこと、手間をかけずに導入できるかどうかを確認してください。

スマートフォンやタブレットで操作できるアプリであればなお良いでしょう。
操作性が良く導入しやすいアプリであれば、導入のための手間も少なくなりますし、短期間で操作を習得できて教育のための手間もかかりません。

イベント当日に迷うこともないでしょう。イベント参加者管理アプリを導入する際には、操作性も考慮したうえで選ぶようにしてください。

選び方③参加者にとっての利便性

参加者にとって利便性が高いアプリを選ぶことも大切なポイントとなります。

イベント参加者管理アプリを利用するのは、主催企業のスタッフだけではありません。イベントに参加してくれる参加者も利用するものです。どれだけ主催企業側にとって使いやすいアプリであっても、参加者にとって使いにくければ、参加者が減り収益が低下してしまうかもしれません。

たとえば申込フォームが使いやすいこと、リマインド機能が備わっていること、当日の受付でチケットの使い方が分かりやすいことなどです。参加者の目線に立ってイベント参加者管理アプリを確認してみてください。

イベントは参加者あってのものです。そして参加してもらうには、予約をしたりチケットを購入したりする操作が簡単なことは必須と言えるでしょう。参加者にとっての利便性にも考慮しなければなりません。

選び方④提供されるサポート体制

イベント参加者管理アプリを選ぶ際には、提供されるサポート体制もチェックしましょう。特に初めてアプリを導入するのであれば、サポートが必要となることもあるため重要な要素となります。

アプリを提供する企業から受けられるサポートは、マニュアルや動画による操作説明、電話やチャットでの相談受付、導入サポートなどです。カスタマーセンターの受付時間や受付曜日も確認しておきたいもの。イベント当日に連絡が取れなくては、トラブルに発展してしまうこともあります。

自社にとって使いやすいサポート体制が整っているかを確認したうえで、イベント参加者管理アプリを選ぶようにしてください。

選び方⑤データ活用・分析のしやすさ

データ活用やデータ分析のしやすさもチェックしておきたい項目のひとつです。イベント参加者管理アプリのメリットのひとつであるのが、参加者のデータを活用・分析できること。次回のイベント開催につなげるためにも、イベントを改善するためにも必要となる貴重なデータです。

そのため今後のイベント拡大を狙うなら、データの活用・分析がしやすいことが欠かせません。データの活用方法を確認して導入すれば、長期的に見て集客力の向上が期待できます。

イベント参加者管理を効率化するなら「クラウドパス」

クラウドパスは、イベントのチケット販売から参加者管理、当日の受付までを一元管理できるイベント向けチケット販売システムです。

イベント運営では、申込管理や受付対応、参加者データの管理など多くの業務が発生します。クラウドパスを活用することで、これらの業務を効率化し、スムーズなイベント運営を実現できます。

イベントの規模や内容に合わせて柔軟に運用できるため、さまざまなイベントで活用されています。

事前決済に対応したチケット販売が可能

クラウドパスでは、イベント参加チケットのオンライン販売と事前決済に対応しています。
参加者は事前にチケットを購入できるため、同窓会や社内イベントなどで当日の受付時に会費を回収する必要がなくなります。

無料の参加者管理ツールでは、申込管理はできても決済機能がなく、当日に現金や振込で会費を回収するケースも少なくありません。
クラウドパスを活用すれば、事前に参加費を回収できるため、イベント当日の受付業務を大幅に効率化できます。

QRコード受付でスムーズな入場管理

クラウドパスでは、チケット購入者にQRコードチケットを発行し、イベント当日はQRコードを読み取るだけで受付を行えます。

紙チケットの確認や参加者リストのチェックが不要になるため、受付の待ち時間を短縮でき、展示会やセミナーなど来場者が多いイベントでも混雑防止につながります。

スタッフの作業負担を減らしながら、スムーズな入場対応が可能です。

参加者はアプリ不要で利用できる

クラウドパスは、参加者が専用アプリをインストールする必要がありません。
イベント参加者はチケット購入後に発行されるQRコードをスマートフォンで表示するだけで、受付・入場が可能です。

イベント参加者管理アプリの中には、参加者に専用アプリのインストールを求めるものもあります。しかし、アプリのダウンロードは参加者にとって負担になる場合があり、イベント参加のハードルになってしまうこともあります。

クラウドパスならブラウザだけで利用できるため、参加者の負担を増やすことなくスムーズなイベント受付を実現できます。

イベント参加者データを管理・活用できる

クラウドパスでは、チケット購入者やイベント参加者のデータを管理画面から確認できます。
来場者数や販売状況などのデータを把握できるため、イベントの集客状況を可視化しながら運営することが可能です。

イベント終了後には参加者データを分析し、次回イベントの集客施策やイベント企画の改善に活用することもできます。

クラウドパスの主な活用シーン

クラウドパスは、さまざまなイベントで参加者管理や受付業務の効率化のために活用されています。主な活用シーンは以下の通りです。

●同窓会
●発表会
●社内イベント
●展示会
●セミナー

同窓会や発表会、社内イベントなどの招待制イベントでは、参加者リストの管理や受付対応が必要になります。クラウドパスを導入することで、事前申込の管理やQRコード受付によるスムーズな入場対応が可能です。

また展示会やセミナーのように来場者が多いイベントでは、受付の混雑を防ぎながら効率的に参加者管理を行えます。事前決済にも対応しているため、参加費の回収を当日に行う必要がなく、受付業務の負担軽減にもつながります。

【まとめ】イベント参加者管理アプリで運営を効率化｜まずはクラウドパスをチェック

いかがでしたでしょうか？この記事を読んでいただくことで、イベント参加者管理アプリについてご理解いただけたと思います。導入することで、参加者データを取得しつつ受付業務を効率化できる点がメリットです。

中でもクラウドパスは機能性が高く、複雑なチケット販売にも対応いたします。取得した参加者データは分析によりマーケティングへ活用でき、将来的なイベント拡大にも貢献します。