Googleフォームで予約システムを無料作成！作り方から管理方法まで解説

Googleフォームを活用すれば、専門的な知識がなくても無料で簡単に予約システムを作成できます。
この記事では、Googleフォームを使った予約フォームの基本的な作り方から、予約管理を効率化するための応用テクニック、さらには導入前に知っておくべきデメリットまで、網羅的に解説します。

個人事業主や小規模なイベントでの予約受付を手軽に始めたいと考えている方は、このガイドを参考にすることで、コストをかけずに自前の予約システムを構築できます。

Googleフォームを使えば無料で手軽に予約システムが作れる

Googleフォーム（GoogleForm）は、Googleアカウントさえあれば誰でも無料で利用できるフォーム作成ツールです。
アンケートや問い合わせ窓口として広く使われていますが、質問項目を工夫することで、イベントの参加予約や面談のスケジュール調整など、多岐にわたる用途の予約システムとして活用が可能です。

プログラミングなどの専門知識は一切不要で、直感的な操作だけで作成できるため、手軽にオンラインでの予約受付を始めたい場合に最適な選択肢となります。

Googleフォームで予約システムを作成する3つのメリット

Googleフォームで予約システムを作成する最大のメリットは、Googleアカウントがあれば誰でも無料で利用できる点です。
外部の有料サービスを契約する必要がなく、コストを一切かけずに予約受付を始められます。

また、操作画面がシンプルで分かりやすいため、専門的な知識がない人でも直感的にフォームの作り方を理解し、短時間で作成可能です。
さらに、GoogleスプレッドシートやGoogleカレンダーといった他のGoogleサービスとの連携が容易な点も魅力です。
これらのツールと組み合わせることで、予約情報の管理や共有をスムーズに行えます。

Googleフォーム製予約システムのデメリットと注意点

Googleフォームは手軽な一方で、本格的な予約システムと比較すると機能面にデメリットが存在します。
特に、予約枠ごとに定員を設定し、上限に達したら自動で締め切るといった在庫管理機能は標準では備わっていません。
そのため、手動での管理が必要になり、ダブルブッキングが発生するリスクがあります。

また、顧客自身が予約をキャンセルしたり、日時を変更したりする機能もありません。
予約の変更やキャンセルは、メールや電話など別の手段で受け付ける必要があります。
有料イベントで必要となる事前決済機能も利用できない点に注意が必要です。

【5ステップ】Googleフォームで予約フォームを作成する全手順

ここからは、実際にGoogleフォームを使って予約フォームを作成する手順を5つのステップに分けて具体的に解説します。
Googleアカウントにログインした状態から始め、フォームの準備、質問項目の設定、デザインの調整、そして最終的な公開までの一連の流れを説明します。

各ステップの指示に従って操作を進めるだけで、誰でも簡単にオリジナルの予約フォームを完成させることが可能です。
初めての方でも迷うことなく作成できるので、ぜひ試してみてください。

ステップ1：Googleフォームで新しいフォームを準備する

まず、Googleドライブにアクセスし、左上にある「＋新規」ボタンをクリックします。
メニューが表示されたら「Googleフォーム」を選択し、「空白のフォーム」を選んでください。
Googleフォームのサイト（docs.google.com/forms）に直接アクセスして、「新しいフォームを作成」から「空白」を選択する方法でも構いません。

これにより、編集可能な新しいフォームが作成されます。
この白紙の状態から、タイトルや質問項目などを追加していき、オリジナルの予約フォームを構築していきます。

ステップ2：予約フォームのタイトルと説明文を設定する

新しく作成したフォームの最上部にある「無題のフォーム」という部分をクリックし、予約フォームの目的がわかるような具体的なタイトルを入力します。
例えば、「〇〇イベント参加予約フォーム」や「オンライン相談会予約フォーム」などが考えられます。

タイトルの下にある「フォームの説明」欄には、イベントの開催日時や場所、予約に関する注意事項、連絡先といった補足情報を記載します。
ユーザーが安心して予約できるよう、必要な情報を正確に記載することが重要です。
このタイトルと説明はいつでも編集可能です。

ステップ3：予約受付に必要な質問項目を追加する（氏名・連絡先など）

次に予約受付に不可欠な情報を収集するための質問項目を追加します。
画面右側のメニューにある「＋」ボタンをクリックすると新しい質問を追加できます。
一般的には「お名前」「メールアドレス」「電話番号」などが必要です。
質問形式は「記述式」を選択しユーザーが自由に入力できるように設定します。
特に重要な項目は右下にある「必須」のトグルをオンにして回答を必須に設定することを忘れないようにしましょう。

これにより必要な情報を漏れなく収集できスムーズな予約管理につながります。

ステップ4：予約希望日時を選択してもらう項目を作成する

予約希望日時をユーザーに選んでもらうための項目を作成します。
質問項目を追加し、タイトルを「ご希望の予約日時」などに設定します。
質問形式は、複数の選択肢から一つだけ選ばせる「ラジオボタン」や「プルダウン」が適しています。

選択肢には、予約を受け付けたい日付や時間帯を具体的に入力します。
「2024年10月26日(土)10:00〜11:00」のように、曜日や時間枠を明記するとユーザーが選びやすくなります。
複数の日時を提示し、ユーザーに都合の良い時間を選んでもらう形式が一般的です。

ステップ5：デザインを整えてフォームを公開する

フォームの内容が完成したら、デザインを整えて公開準備を進めます。
画面上部のパレットアイコンから「テーマをカスタマイズ」を選択すると、ヘッダーに画像を追加したり、テーマカラーやフォントを変更したりできます。
ブランドイメージに合ったデザインに調整しましょう。

最後に、画面右上の「送信」ボタンをクリックします。
表示された画面でメール送信、リンクの取得、HTMLの埋め込みといった共有方法が選べます。
一般的には、中央のリンクアイコンを選び、表示されたURLをコピーしてウェブサイトやSNSで共有することでフォームを公開します。

予約管理を効率化するGoogleフォームの便利な活用術

Googleフォームで予約フォームを作成した後は、予約管理の効率化が重要になります。
予約が入るたびにメールで通知を受け取る設定や、回答をGoogleスプレッドシートに自動で集約し、一覧で管理する方法など、便利な活用術があります。

さらに、Googleカレンダーと連携させて予約スケジュールを自動で登録したり、アドオンを導入して予約数の上限設定といった機能を追加したりすることも可能です。
これらの機能を活用することで、手作業による管理の手間を大幅に削減できます。

予約が入ったらメールで通知を受け取る設定方法

予約が入ったことを見逃さないために、メール通知設定を有効にすることが不可欠です。
設定は、フォームの編集画面上部にある「回答」タブから行います。
回答タブを開き、右上にある3点リーダー（︙）をクリックし、「新しい回答についてのメール通知を受け取る」を選択してください。

これにチェックを入れるだけで、フォームに新しい回答が送信されるたびに、Googleアカウントに登録されているメールアドレスへ自動で通知が届きます。
これにより、予約への迅速な確認や返信対応が可能となり、顧客満足度の向上にも繋がります。

Googleスプレッドシートと連携して予約情報を一覧で管理する

予約情報を効率的に管理するために、Googleスプレッドシートとの連携機能を利用しましょう。
フォーム編集画面の「回答」タブを開き、緑色のスプレッドシートアイコン「スプレッドシートにリンク」をクリックします。
「新しいスプレッドシートを作成」を選択して「作成」ボタンを押すと、予約の回答が自動的に記録されるスプレッドシートが生成されます。

以降、フォームに予約が入るたびに、リアルタイムで情報がシートに追加されていきます。
これにより、予約者情報や予約日時を一覧で簡単に確認・管理でき、データの整理や分析も容易になります。

Googleマップ経由の予約とは？Google予約フォームの仕組み

Googleマップで店舗や施設を検索した際、詳細情報に表示される予約ボタンから手続きを行う仕組みをGoogleで予約と呼びます。ユーザーは外部サイトへ移動することなく、Googleの画面上でそのまま予約を完結できるため、離脱を防ぎ予約率を高める効果が期待できます。

この仕組みは、Googleが提携している予約サイトの情報を集約して表示するものです。そのため、Googleマップから直接予約を受け付けるには、対応した外部の予約システムを導入し、Googleビジネスプロフィールと連携させる必要があります。

利便性が高い一方で、Googleフォーム単体ではこのマップ連携機能を利用できません。Googleマップ経由の予約導線を作りたい場合は、連携可能な専用サービスの導入を検討するか、ビジネスプロフィールのウェブサイト欄に自作したGoogleフォームのURLを設置して誘導するといった工夫が必要です。

Googleフォームを予約システムとして使う際に知っておくべきこと

Googleフォームは無料で手軽に利用できる一方で、本格的な予約システムが持つ一部の機能は備えていません。
例えば、予約枠の在庫管理やダブルブッキングの自動防止機能、顧客による予約日時の変更やキャンセル機能などは標準では提供されていません。

これらの制約を理解せずに運用を始めると、後々の管理が煩雑になる可能性があります。
導入前にこれらの限界点を把握し、自身のビジネスモデルや予約管理の要件に適しているかを見極めることが重要です。

Googleカレンダーに予約スケジュールを自動で追加する方法

Googleフォームの予約情報をGoogleカレンダーに自動で登録するには、アドオンやGoogleAppsScript（GAS）を利用する必要があります。
例えば、「FormtoCalendar」のようなアドオンを導入すると、フォームへの回答内容（予約日時や氏名など）を基に、指定したGoogleカレンダーへ自動的に予定を作成できます。

これにより、予約が入るたびに手動でカレンダーに転記する手間が省け、スケジュール管理が大幅に効率化されます。
ダブルブッキングの防止にも役立ち、スムーズな予約運営を実現します。

アドオンを活用して予約受付の機能を拡張する

Googleフォームの標準機能だけでは不足する場合、アドオンを導入することで機能を拡張できます。
例えば、「FormLimiter」というアドオンを使えば、予約の受付数に上限を設定したり、特定の日時でフォームを自動的に締め切ったりすることが可能です。

これにより、手動では難しい定員管理や受付期間の制限が自動化できます。
アドオンの追加は、フォーム編集画面右上の3点リーダー（︙）から「アドオンを取得」を選択し、目的のものをインストールするだけで簡単に行えます。
目的に合わせて適切なアドオンを活用し、予約システムの利便性を高めましょう。

Googleフォームでは対応しきれないケースの選択肢

Googleフォームは無料で手軽に利用できる反面、予約数が増えたり、複数日程・複数枠の管理が必要になった場合には、手動対応の負担が大きくなるケースもあります。
イベントや施設運営など、予約受付から当日の対応までを一元的に管理したい場合は、予約・受付管理に特化した専用システムを検討するのも一つの方法です。

例えばクラウド型の予約・受付管理システム「CLOUD PASS」では、申込受付から当日の受付管理までをまとめて管理できるため、Googleフォームでは対応しきれない運用を効率化できます。このように、運用規模や目的に応じて適切な予約管理方法を選択することが重要です。

定員管理や予約枠の在庫調整は手動で行う必要がある

Googleフォームの標準機能では、特定の予約枠に定員を設け、上限に達した場合にその選択肢を自動で締め切ることはできません。
そのため、定員のあるイベントやセミナーの予約を受け付ける際は、管理者が手動で対応する必要があります。

具体的には、Googleスプレッドシートで予約状況を常に確認し、ある時間枠の予約が定員に達したら、フォームの編集画面に戻ってその選択肢を削除するか、「満席」と追記するなどの作業が求められます。
アドオンを利用すれば一部自動化も可能ですが、基本的には手動管理が前提となります。

ダブルブッキングを自動で防ぐ機能はない

Googleマップで店舗や施設を検索すると、詳細情報内に「予約」ボタンが表示される場合があります。このボタンから予約手続きを行う仕組みを「Googleで予約」と呼びます。
ユーザーは外部サイトへ遷移することなく、Googleの画面上で予約を完結できるため、離脱を防ぎ、予約率の向上が期待できます。

この仕組みは、Googleが提携している外部の予約サービスの情報をGoogle上に集約して表示するものです。そのため、Googleマップから直接予約を受け付けるには、対応している予約システムを導入し、Googleビジネスプロフィールと連携させる必要があります。

なお、Googleフォーム単体では、このGoogleマップとの予約連携機能は利用できません。Googleマップ経由の予約導線を構築したい場合は、連携可能な専用の予約サービスを導入するか、Googleビジネスプロフィールの「ウェブサイト」欄に自作したGoogleフォームのURLを設置して誘導するなどの工夫が必要です。

予約日時の変更やキャンセルはフォーム上ではできない

Googleフォームで一度送信された予約内容は、ユーザー自身が後から変更したりキャンセルしたりする機能がありません。
もし予約者が日時の変更やキャンセルを希望する場合は、フォームとは別に、メールや電話などで直接連絡してもらう必要があります。

そのため、フォームの説明文などに「予約の変更・キャンセルの場合は、こちらのメールアドレスまでご連絡ください」といった案内を明記しておくことが重要です。
管理者側で連絡を受けた後、連携しているスプレッドシートの情報を手動で更新する手間が発生します。

予約と連携したオンライン決済機能は利用不可

Googleフォーム単体では、予約と同時に料金の支払いを受け付けるオンライン決済機能は搭載されていません。しかし、Google Workspaceのアドオンや外部サービスとの連携により、フォーム内で決済を完結させることが可能です。

そのため、参加費などが必要な有料イベントの予約フォームとして利用する場合は、決済プロセスを別途用意するか、アドオンや外部サービスとの連携を検討する必要があります。

例えば、フォームの送信完了ページや自動返信メールに、銀行振込の案内や外部の決済サービス（PayPal、Stripeなど）へのリンクを記載し、ユーザーに支払いを促すといった対応が考えられます。予約と支払いの管理が別々になるため、入金確認の作業が別途発生します。

Googleフォームの予約システムに関するよくある質問

ここでは、Googleフォームを予約システムとして利用する際によく寄せられる質問とその回答をまとめました。
予約通知の方法や予約数の上限設定、スマートフォンへの対応といった、多くの人が疑問に思う点について簡潔に解説します。

これからGoogleフォームでの予約受付を始める方は、ぜひ参考にしてください。

Q. 予約が入ったらすぐに気づく方法はありますか？

はい、あります。
フォームの「回答」タブにある設定で「新しい回答についてのメール通知を受け取る」を有効にしてください。
これにより、予約が送信されるたびに指定のメールアドレスへ通知が届きます。
予約の確認漏れを防ぎ、迅速な返信対応が可能になります。

Q. 予約数に上限を設定することはできますか？

標準機能ではできませんが、「FormLimiter」などの無料アドオンを利用すれば可能です。
アドオンを導入すると、フォーム全体の回答数や、特定の日時の予約枠に対して上限を設定できます。
定員に達するとフォームの受付を自動で締め切る制限がかけられます。

Q. 作成した予約フォームはスマートフォンに対応していますか？

はい、対応しています。

Googleフォームで作成したフォームをWebサイトに埋め込む場合、デフォルトではレスポンシブデザインに対応していません。デバイスの画面サイズに合わせて表示を最適化するには、別途CSSの修正などを行う必要があります。

まとめ

Googleフォームを利用すれば、コストをかけずに手軽な予約システムを構築できます。
基本的な作り方は簡単で、Googleスプレッドシートやカレンダーと連携させることで予約管理の効率も向上します。

一方で、定員管理の自動化や決済機能といった高度な機能は備わっていないため、手動での管理が必要になる場面もあります。
Googleフォームのメリットとデメリットを正しく理解し、自身の目的や規模に合わせて活用することが、スムーズな予約システム運用の鍵となります。