団体予約システムおすすめ比較10選！選び方のポイントとメリット

団体予約の受付業務は、電話やメールでのやり取りが複雑化しやすく、多くの課題を抱えがちです。
団体予約とは、一度の申し込みで複数人分の予約をまとめて受け付ける予約方法を指し、イベントや施設利用、ツアー、団体来店などで多く活用されています。

団体予約システムを導入することで、代表者が人数・日時・利用内容をまとめて入力できるようになり、予約受付から管理までの業務を自動化できます。その結果、手作業による入力ミスや確認工数を削減し、業務効率を大幅に向上させることが可能です。

本記事では、団体予約システムの導入によって解決できる課題や得られるメリットを解説するとともに、自社に最適な団体予約に対応した予約ツールを選ぶための比較ポイント、そして目的別におすすめのシステムを紹介します。

団体予約の受付でよくある課題と悩み

団体予約の受付業務では、電話やメールでの対応に多くの時間が割かれることが少なくありません。
予約内容のヒアリング、空き状況の確認、料金の案内、そして予約情報の台帳への転記といった一連の作業は、担当者の大きな負担となります。

また、複数のスタッフが対応する場合、情報共有がうまくいかず、予約内容の食い違いやダブルブッキングといったミスが発生するリスクも高まります。
営業時間外には予約を受け付けられないため、機会損失につながっているケースも考えられます。

団体予約システムで何ができる？主な機能を紹介

団体予約システムは、予約受付から顧客管理、決済まで、団体予約に関わる一連の業務を自動化・効率化するための多彩な機能を搭載しています。これらの機能を活用することで、手作業による煩雑な業務から解放され、人為的ミスの防止や顧客満足度の向上を実現できます。

また、多くの団体予約システムでは、顧客リストや参加者名簿をExcel・CSV形式でインポートできる機能が用意されており、修学旅行やツアーなどで事前に作成された名簿データをそのまま取り込めるため、入力作業の手間を大幅に削減可能です。具体的にどのような機能があるのかを知ることで、団体予約システム導入後の運用をより明確にイメージできるようになります。

予約受付からキャンセル処理までを自動化する機能

Webサイトに設置した予約フォームを通じて、24時間365日、自動で予約を受け付けることが可能になります。
予約が入ると、リアルタイムで予約台帳やカレンダーに情報が反映され、予約枠は自動的に更新されます。

予約確定メールもシステムから自動で送信されるため、スタッフが個別に対応する必要がありません。
また、顧客自身がシステム上で予約内容の変更やキャンセルを行える機能もあり、電話やメールでの煩雑なやり取りを大幅に削減し、業務の効率化に直結します。

団体名や連絡先などの顧客情報を一元管理する機能

団体予約の際にウェブサイトのフォームから入力された団体名、担当者名、連絡先、利用人数などの顧客情報は、システム内に自動で蓄積され、一元管理が可能です。
これにより、紙の台帳や複数のファイルで情報を管理する必要がなくなり、データの検索や確認が容易になります。

過去の利用履歴や予約内容もすぐに参照できるため、リピーターへの対応がスムーズに行え、顧客満足度の向上に貢献します。
どのスタッフが対応しても同じ情報にアクセスできるため、業務の属人化を防ぐ効果もあります。

予約リマインドや案内を自動でメール配信する機能

団体予約において懸念される無断キャンセルや予約忘れを防ぐため、予約日の数日前や前日に確認のメールを自動で送信するリマインド機能が役立ちます。
この機能により、顧客のうっかり忘れによるキャンセル率を低減させる効果が期待できます。

また、予約完了時に送信するサンクスメールや、イベント後に利用のお礼と次回の案内を送るフォローアップメールの配信も自動化が可能です。
これらの機能を活用することで、顧客との継続的な関係構築を図り、再利用を促すマーケティング活動にもつなげられます。

時間帯や人数に応じた柔軟な予約枠を設定する機能

団体予約では、人数や利用目的によって料金プランや利用時間が異なる複雑なケースが頻繁に発生します。
予約システムを活用すると、「10名以上の場合はこちらのコースのみ選択可能」「平日の午前中は割引料金を適用」といった細かい条件に応じた予約枠をあらかじめ設定できます。

曜日や時間帯、予約人数に基づいたルールを柔軟に組み込めるため、手動での空き状況の確認や料金計算といった煩雑な作業が不要になります。
これにより、予約管理の精度を高め、効率的な運営を実現します。

オンライン決済で事前支払いに対応する機能

予約システムには、クレジットカード決済などのオンライン決済機能が搭載されているものが多くあります。
この機能を利用することで、団体予約の際に予約金や利用料金全額の事前支払いを顧客に促すことが可能です。
事前決済は、当日の会計業務の手間を省くだけでなく、安易なキャンセルを防ぐ抑止力としても機能します。

特に、キャンセルが発生した場合の損失が大きい団体予約においては、事前決済の導入が安定した運営に不可欠であり、キャッシュレス化による顧客の利便性向上にもつながります。

団体予約システムを導入する3つのメリット

団体予約システムの導入は、単に業務を自動化するだけでなく、企業経営に多くのメリットをもたらします。
電話対応や手作業による管理業務を大幅に削減し、従業員の負担を軽減することで、より付加価値の高い業務に集中できる環境を構築できます。

また、人為的なミスをなくし、顧客からの信頼を高めると同時に、24時間予約受付による機会損失の防止は、売上向上に直接的に貢献します。

電話やメールでの予約対応業務を大幅に削減できる

予約システムを導入すると、顧客はウェブサイトの予約フォームから空き状況をリアルタイムで確認し、その場で予約を完結できるようになります。
これにより、従来は電話やメールで行っていた空き状況の問い合わせ、予約の受付、変更、キャンセルといった対応業務が大幅に削減されます。

特に、ピークタイムに集中しがちな電話対応から解放されることで、スタッフは目の前の顧客へのサービス提供や、店舗運営の改善といったコア業務により多くの時間を費やすことが可能となり、生産性の向上を実現します。

ダブルブッキングなどの人為的ミスを防止する

手作業での予約管理では、予約情報の転記ミスや聞き間違い、複数の担当者間での情報共有漏れなど、人為的なミスが発生するリスクが常に伴います。
特に団体予約におけるダブルブッキングは、顧客に多大な迷惑をかけ、企業の信用を大きく損なうことになりかねません。

予約システムは、予約が入ると同時にカレンダーや予約台帳の情報を自動で更新するため、ダブルブッキングの発生を根本的に防ぎます。
これにより、予約管理の正確性が保証され、安定したサービス提供が可能になります。

24時間いつでも予約を受け付け機会損失を防ぐ

企業の営業時間外や定休日に予約を希望する顧客は少なくありません。
電話受付のみの場合、こうした潜在顧客を取りこぼしている可能性があります。
団体予約システムを導入すれば、ウェブサイトを通じて24時間365日、いつでも自動で予約を受け付けることが可能になります。

顧客は自身の都合の良いタイミングで予約を完了できるため、利便性が向上します。
これにより、これまで逃していた予約の機会を獲得し、売上の向上に直接つなげることができます。

失敗しない！団体予約システムの選び方と比較ポイント7つ

自社に最適な団体予約システムを選ぶためには、いくつかの重要なポイントを比較検討する必要があります。
多機能なシステムが必ずしも最適とは限らず、自社の業種や業務フロー、予算に合っているかを見極めることが重要です。

例えば、スクールでのレッスン予約とイベントスペースのレンタル予約では求められる機能が異なります。
ここでは、システム選定で失敗しないための7つの比較ポイントを具体的に解説します。

自社の業務フローに必要な機能が搭載されているか

団体予約システムを選定するうえで最も重要なのは、自社の業務フローや課題解決に必要な機能が搭載されているかを確認することです。業種や提供サービスによって、求められる機能は大きく異なります。

例えば、飲食店であればコースごとの予約設定やテーブル管理機能、イベント施設や観光施設であれば日時指定予約や人数制限の設定、複数サービスをまとめたセット券販売など、業種特有の要件があります。まずは、現在の予約管理で発生している課題を洗い出し、「どの業務を効率化したいのか」「どこで手間がかかっているのか」を明確にしましょう。

また、団体予約システムの中には、イベント申込やレジャー・観光施設向けに特化しているサービスも多く、団体予約に対応したキャンセル機能を備えていないケースも少なくありません。そのため、機能の多さだけで判断するのではなく、団体予約の受付から予約完了までの一連の流れにスムーズに適合するかどうかを基準に選定することが重要です。

パソコン操作が苦手な人でも直感的に使えるか

高機能なシステムを導入しても、現場のスタッフが使いこなせなければ意味がありません。
特に、パソコン操作に不慣れなスタッフがいる場合、管理画面が複雑だと定着せず、かえって業務効率を下げてしまう恐れがあります。

そのため、誰でも直感的に操作できる分かりやすいインターフェースであることは非常に重要です。
無料トライアルなどを活用し、実際に複数のスタッフで予約情報の登録や確認、設定変更といった操作を試してみることをお勧めします。
これにより、導入後のスムーズな団体予約運用が可能になります。

すでに利用している外部ツールと連携できるか

すでに社内で顧客管理システム（CRM）や会計ソフト、Googleカレンダーなどのツールを利用している場合、予約システムがそれらと連携できるかを確認しましょう。
API連携などによって既存ツールとデータを同期できれば、予約情報を手動で再入力する手間が省け、業務効率が格段に向上します。

例えば、予約システムに入った団体予約情報を自動でCRMに登録したり、売上データを会計ソフトに反映させたりすることが可能です。
データの二重管理を防ぎ、情報を一元化することで、より高度なデータ活用にもつながります。

顧客の個人情報を守るセキュリティ対策は万全か

予約システムは、顧客の氏名や連絡先、場合によってはクレジットカード情報といった重要な個人情報を取り扱います。
万が一、これらの情報が漏洩した場合、企業の社会的信用を大きく損なう事態になりかねません。
そのため、システムのセキュリティ対策が万全であるかは厳しくチェックする必要があります。

具体的には、通信を暗号化するSSL/TLSに対応しているか、不正アクセスへの監視体制が整っているか、プライバシーマークを取得しているかなどを確認しましょう。
信頼できる団体予約システムを選ぶことは、顧客の安心にも直結します。

導入後の運用をサポートしてくれる体制が整っているか

システム導入後には、「操作方法がわからない」「設定を変更したいがどうすればいいか」「万が一トラブルが発生した」といった問題が生じることがあります。
そのような場合に、迅速かつ丁寧に対応してくれるサポート体制が整っているかは非常に重要です。

電話やメール、チャットなど、どのような問い合わせ方法が用意されているか、対応時間は平日の日中だけか、土日祝日も対応しているかなどを事前に確認しましょう。
手厚いサポート体制があるベンダーを選べば、安心して団体予約システムの運用を続けることができます。

事業規模や予算に見合った料金プランであるか

団体予約システムは、初期費用が無料のものから数十万円かかるもの、月額料金も数千円から数万円までと価格帯は様々です。
料金プランは、主に利用できる機能や予約件数、登録できるスタッフ数などによって変動します。
自社の事業規模や月間の予約件数、そして予算を考慮し、コストに見合ったシステムを選ぶことが重要です。

将来的な事業拡大の可能性も視野に入れ、必要に応じてプランを柔軟にアップグレードできるかどうかも確認しておくと、長期的に安心して利用し続けることができます。

自社と同じ業種での導入実績は豊富にあるか

システム選定の際には、自社と同じ業種での導入実績が豊富にあるかを確認することをお勧めします。
例えば、スクールのレッスン予約や施設のレンタル予約など、特定の分野で多くの企業に利用されているシステムは、その業界特有のニーズや課題に対応した機能が充実している可能性が高いです。

公式サイトの導入事例などを参考に、どのような企業がシステムを導入し、どのような成果を上げているかを確認することで、自社で活用する際の具体的なイメージを掴みやすくなります。
豊富な実績は、システムの信頼性を測る上での一つの指標となります。

【目的別】おすすめの団体予約システムをタイプ別に比較

団体予約システムは、その機能や特性によっていくつかのタイプに分類できます。
すべての業種に対応できる汎用的なものから、特定の業界に特化したもの、コストを抑えたい企業向けのものまで様々です。

レッスンやレンタルスペースなど、自社のサービス内容や事業戦略、予算といった目的に合わせて最適なタイプを選ぶことが、導入成功の鍵となります。
ここでは、代表的な4つのタイプに分けて、それぞれの特徴を解説します。

特定の業界に必要な機能が揃った専門型システム

専門型システムは、飲食店、美容サロン、宿泊施設やイベント、レジャー観光施設といった特定の業界の業務フローに最適化されているのが特徴です。
例えば、飲食店向けであればテーブルごとの在庫管理やコース予約機能、ホテル向けであれば部屋タイプごとの残室管理機能など、その業界ならではの業務に必要な機能があらかじめ搭載されています。

そのため、導入後すぐに現場の業務にフィットしやすく、スタッフが直感的に使いこなせるというメリットがあります。
一方で、他の業種への応用は難しいため、事業の多角化を検討している場合は注意が必要です。

修学旅行・ツアー向けに対応した団体予約システム

修学旅行や観光ツアーなどの団体予約では、一度に複数名の申込ができるだけでは不十分で、一般的な予約システムでは対応しきれない特有の運用要件が求められます。そのため、こうしたケースでは団体予約に特化した予約システムを選定することが重要です。

修学旅行・ツアー向けの団体予約システムでは、学校・旅行会社・企業など利用シーンに応じて柔軟な支払方法を選択できる機能や、団体予約枠と一般販売枠を分けて、または共通で管理できる在庫管理機能を備えている点が特長です。これにより、団体利用と個人利用が混在する場合でも、販売数や受入人数を正確にコントロールできます。さらに当日の運営面では、団体受付専用のQRコード発行機能により、受付業務の効率化と混雑緩和を実現します。

このように、修学旅行やツアーに対応した団体予約システムは、予約管理・在庫管理・支払い・受付業務を一元化できる点が大きなメリットです。団体対応が多い施設や観光事業者、イベント運営者にとって、業務負担の軽減と運営品質の向上を両立できる、欠かせない予約ツールといえるでしょう。

幅広い業種に対応できる多機能な汎用型システム

「汎用型システム」という言葉は、特定の業務や業界に特化したシステムとは異なり、幅広い分野で使用できる汎用性を持つと説明されることがあります。しかし、現在の主流はオープン系やWeb系システムであり、汎用型システムは大規模な計算能力やデータ処理能力を要求されるシステム開発に利用されることが多いとされています。

オープン系システムは、技術仕様が公開されているOSやサーバーなどの周辺機器、ソフトウェアを組み合わせて構築されるシステムで、多様な選択肢の中から自社の業務に必要なものを選択して設定できるカスタマイズ性の高さが特徴です。 オープン系システムは、企業の成長や事業内容の変化に合わせて柔軟に対応できるため、将来的な拡張性も魅力とされています。 例えば、会計管理システム、受発注管理システム、顧客管理システム、生産管理システムなどで採用されています。

Web系システムは、インターネット上で動作し、Webブラウザを介してアクセスされるアプリケーションやサービスを指します。 ECサイトやSNSなどの不特定多数のユーザーが利用するアプリケーション開発が主になります。

一方、汎用型システムは、汎用機と呼ばれる高性能な専用コンピューターをベースとしたシステム開発で、高いスキルを持った専門家がゼロからシステムを構築することが多いです。 汎用型システムは、特定の用途に特化しているため、高度なセキュリティや高い処理能力が求められる環境に適していると言えます。 金融機関や保険会社、政府機関、大企業の基幹業務など、膨大なデータを扱うシステムで活用されています。

汎用型システムは、柔軟性や拡張性が低いというデメリットが一般的に挙げられており、導入コストが高い傾向にあります。 また、特定のベンダーに依存しやすいという側面もあります。

そのため、システムを選定する際には、機能の多さだけでなく、自社の要件を明確にし、コストや将来的な運用も考慮することが重要です。

コストを抑えて手軽に始められる低価格なシステム

初めて予約システムを導入する企業や個人事業主、小規模な店舗にとって導入コストは大きな課題です。
低価格なシステムは初期費用が無料または安価で月額料金も数千円から利用できるプランが用意されています。

予約管理や顧客管理といった基本的な機能に絞られていることが多いですが、まずはスモールスタートで業務のデジタル化を始めたい場合に最適です。
事業の成長に伴って予約件数が増えた際には機能が豊富な上位プランへの変更やより高機能なシステムへの乗り換えも視野に入れておくと良いでしょう。

LINEと連携して集客やリピート促進を図れるシステム

多くの人が日常的に利用するコミュニケーションアプリ「LINE」と連携できる予約システムも注目されています。
顧客は企業のLINE公式アカウントから直接予約を完了できるため、アプリのダウンロードや会員登録の手間がなく、予約のハードルを下げることができます。

また、予約のリマインド通知やキャンセル待ちの連絡、クーポン配信などをLINEのメッセージで行えるため、顧客との接点を強化しやすくなります。
特に、リピート利用を促進したい団体予約において、効果的なコミュニケーションツールとして活用できます。

団体予約システムの導入前に確認しておきたい注意点

自社に合った団体予約システムを選定した後も、スムーズな運用開始のためにはいくつか確認しておくべき点があります。
契約してから「こんなはずではなかった」と後悔しないよう、導入から実際の稼働までの流れを具体的に把握し、事前に準備を進めることが重要です。

また、多くのシステムが提供している無料お試し期間を有効に活用し、操作性などを最終チェックすることも失敗を防ぐポイントになります。

導入から運用開始までの具体的な流れを把握する

団体予約システムの導入を決定したら、契約から運用開始までのスケジュールと具体的な作業内容をベンダーに確認しましょう。
一般的には、ヒアリングによる要件定義、システムの初期設定、既存データの移行、スタッフ向けの操作研修といったステップで進みます。

これらのプロセスにおいて、ベンダーがどこまでサポートしてくれるのか、自社で何を行う必要があるのかを明確にしておくことが重要です。
社内でも担当者を決め、業務フローの見直しやスタッフへの周知を計画的に進めることで、円滑な導入が実現します。

無料お試し期間で操作性や機能性をチェックする

多くの予約システムでは、数週間から1ヶ月程度の無料お試し期間が設けられています。
この期間を最大限に活用し、導入候補のシステムを実際に試用してみることを強く推奨します。
管理画面の使いやすさ、予約枠設定の柔軟性、顧客側の予約画面の見やすさなど、カタログスペックだけでは分からない実際の操作性を確認できます。

複数のスタッフに協力してもらい、様々な立場からの意見を集めることで、自社の業務に本当に合っているかを多角的に判断でき、導入後のミスマッチを防ぐことができます。

団体予約システムのおすすめ

団体予約システム「クラウドパス」は、一度の申し込みで複数人分をまとめて受け付けられる、団体予約（グループ受付）に対応しています。修学旅行やツアー、団体来場イベントなど、大人数の予約運用に適したシステムです。
また、予約人数に応じたチケットの分配機能も特長で、代表者がまとめて申し込みをした後、参加者ごとにチケットを分配できます。これにより、当日の受付や入場管理をスムーズに行うことが可能です。団体予約の受付からチケット管理までを一元化し、運営側と利用者双方の負担を軽減できる団体予約システムとしておすすめです。

まとめ

団体予約システムは、予約受付の自動化による業務効率化、人為的ミスの防止、そして24時間受付による売上向上など、多くのメリットをもたらす有効なツールです。
システムを選定する際は、自社の業種や業務フローに合った機能が搭載されているか、操作性やサポート体制、セキュリティは万全かといった点を総合的に比較検討することが求められます。

本記事で紹介した選び方のポイントや注意点を参考に、自社の課題を解決し、事業の成長に貢献する最適な団体予約システムを見つけてください。