【インタビュー】「早慶定期戦に学ぶ学校行事の運営DX｜学生を手売り・現金回収の負担から解放し、安全管理と効率化を「CLOUD PASS」で実現した軌跡

伝統ある早稲田大学と慶應義塾大学のプライドが激突し、代々木第二体育館を満員に染め上げる「早慶バスケットボール定期戦」。

関係者向けの枠だけでなく、有料の一般向けチケット販売も広く行っており、毎年完売を記録する学生スポーツ界最高峰の興行です。しかしその一方で、従来の「Googleフォームによる申込管理」や「当日現金支払い」「学生の手売り」といった超アナログな運営手法は、限界を迎えていました。

特に、消防法に基づく厳格な人数制限（定員超過の防止）の徹底と、一般販売・保護者無料枠・OB枠・学生手売り・指定席抽選など、多岐にわたる複雑な販売ルートの制御は、現場を担う学生マネージャーたちにとって大きな心理的・物理的負担となっていました。

1. 導入前の現場の状況と選定までの軌跡

伝統ある一戦ゆえの莫大なプレッシャーの中、実行委員会が直面していたのは、満員のスタジアムが求める「厳格な人数制限」と、アナログ運用による重い管理コストでした。

ーー 以前はGoogleフォームでの受付や当日の現金決済、手売りなど、すべてアナログで対応されていたそうですが、当日の現場や直前期におけるスタッフの具体的な負担や、最も課題に感じていたポイントを教えてください。

加えて、当日は多くのお客様に対応しながら現金でのやり取りを行う必要があり、当日の金銭管理コストに加えて大会後の集計作業にも大きな負担が生じていた点も、改善すべき大きな運営課題として認識していました。

ーー 今回、CLOUD PASSの導入にあたり、当時のリアルな流れを教えてください。学生の皆さん側から「このシステムを入れたい」と学校側に稟議を上げて説得したのでしょうか？それとも、過去の苦労を見ていたOB・OGや顧問の先生方からの提案だったのでしょうか？

ーー OB・OGの皆様に「予算を出してシステムを導入する価値がある」と納得してもらうために、どのようなメリットを一番にアピールしたのでしょうか？

導入検討にあたっては、複数のオンラインチケットサービスを比較しました。その際、以下の5点を必須要件としてアピールしました。

1. 人気席の販売をコントロールする「抽選機能」

2. 今後の運営に役立てる「属性別のデータ取得」

3. 無料/有料枠が混在する「複数チケット種別への対応」

4. 入場前のやり取りを円滑にする「チケットの譲渡機能：チケット分配」

5. 来場者のハードルを下げる「専用アプリを必須としないこと」

2. CLOUD PASS に決めた理由と選定について

複雑な関係者枠や座席制限をクリアする高い機能性と同時に、タイトな進行を支える「確固たる安心感と迅速なサポート」が、継続利用を後押ししました。

3. 実際の運用の手応えとデータ活用

デジタル化がもたらしたのは「当日の大混雑の解消」だけではありません。現金対応から解放された人的リソースの再配置、そして得られるデータの質と量の劇的な進化が、運営体制をより強固にしました。

ーー 大会当日は来場者への配布物の受け渡しといった業務も重なっていましたが、大行列や混雑が一切発生せず、非常にスマートに入場が進んでいました。アナログ運用の頃と比べて、現場スタッフの配置や、運営メンバーの心理的なゆとり・安心感にはどのような変化がありましたか？

配置人数自体に大きな差はありませんでしたが、CLOUD PASSの導入によって当日の現金対応が完全になくなった効果は非常に大きかったです。

ーー 従来の「紙チケット発行・印刷コストや手売りの手間」などと比較した際、システム化による「全体の費用感」についてどのように感じられていますか？また、チケット周りの作業効率や時間削減の肌感についても教えてください。

コスト面だけを見れば紙チケットの方が安く済むケースもありますが、それ以外のあらゆる面において、CLOUD PASSを導入したメリットの方が圧倒的に大きいと感じています。

同じ作業時間で得られる情報量が格段に増えたことで、運営全体の効率と質は大きく向上したと実感しています。コスト面の差を完全に補って余りあるほどの価値を、CLOUD PASSのチケット販売・入場管理システムは提供してくれたと感じています。

また、応援チームの傾向を把握することで、一般のお客様が多ければ早稲田グッズの販売枠をどうするかといった判断指標にもなります。さらに、大会の認知度を高めるアプローチを考えるきっかけにもなっており、大学生の来場者が少なければ大学内にポスターを増やす、SNSでの広報に力を入れるといった、明確な根拠に基づいた対応につなげています。

4. 今後の展望とメッセージ

アナログ運用の壁をクリアした実行委員会は、蓄積されたデータとシステムを活用し、さらに一歩進んだ顧客体験の創造と、今後の継続的な大会のアップデートを見据えています。

ーー 代々木第二体育館の厳しい定員制限を安全にクリアした今、次回の定期戦に向けてさらに挑戦していきたい運用の形や、アップデートしていきたいことがあれば教えてください。

ーー 最後に、大学スポーツや伝統ある興行などで、「関係者枠が複雑で、当日現金対応や紙の手売りから抜け出せない」と悩んでいる主催者の方へ、一歩を踏み出すためのメッセージをお願いします。

チケット販売は、大会運営の中でも特に多くの時間と労力を要する業務です。ただ、そこにばかり時間を取られてしまうと、本来向き合うべき大会内容を磨き込む時間が限られてしまう側面もあるように思います。大会は一回きりのもので、これからも続いていくものだからこそ、コンテンツ自体の価値を大切にしたいと感じています。

チケット販売業務をデジタル化し効率化できれば、その分の時間とエネルギーを新しい挑戦に振り向けることができますし、属性別の観客データを取得できるようになることで、勘や経験だけに頼らない、数字に基づいた運営判断もできるようになります。

実際、伝統ある早慶バスケットボール定期戦においても、CLOUD PASSの導入は大会の継続的な成長を後押ししてくれる確かな一手だったと感じています。関係者枠の複雑さや当日の現金対応、手売り運用に悩んでいらっしゃる主催者の方は、導入を検討してみることをおすすめします。

運用モデルの定義

本事例の運用モデル：
【イベント向け】スマホ受付モデル

適合の理由：
消防法に基づく厳格な上限枚数制御と複雑な関係者枠のコントロールに対し、専用アプリ不要のクラウドもぎり機能と自動抽選システムを連携させ、紙の手売りや当日現金回収を完全に廃止し入場オペレーションをスマート化。