クラパス活用術
予約システムのメリットとは？デメリットや選び方も解説
更新日:
投稿日:
予約システムは、さまざまな業種で利用されている便利なツールです。
しかし、導入を検討しているものの、効果や選び方を把握できていない方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで本記事では、予約システムのメリット・デメリットを、選定時に確認しておきたいポイントとともに解説します。
予約システムの導入によって貴社のビジネスをさらに発展させるためにも、ぜひ最後までご覧ください。
予約システムとは？
予約システムとは、顧客が入力した予約情報を、インターネット上で一元的に管理するシステムのことです。
電話や対面とは異なり、予約の受付や変更、キャンセルなどの業務を機械が自動的に行ってくれるのが最大の特徴です。
これによって、業務の効率化や人為的なミスの削減といった効果が期待できます。
また予約システムには、予約情報を管理する以外の便利な機能もいくつか備わっています。
その詳細は以下をご確認ください。
予約システムの基本機能
予約システムに備わっている主な機能は、次の通りです。
【予約システムの基本機能】
●予約情報の管理
●メールの自動送信機能
●多言語対応機能
●顧客管理機能
●収集したデータの分析機能
●オンライン決済機能
メールの自動送信機能があれば、予約のキャンセルや予約内容の変更に関する確認メールを、人力で送る手間が省けます。
また、顧客管理機能やデータの分析機能をマーケティングに応用すれば、顧客のニーズに沿ったサービ
スを提供できるようになるため、集客力の向上が見込めます。
予約システムには、単に予約業務の処理にとどまらない、便利な機能が数多く備わっているのです。
なお、これらの機能はオプションで追加することも可能です。
自社の業務フローや事業規模に沿って機能をカスタマイズすることで、予約業務の効率が大幅に向上するでしょう。
予約システムを導入するメリット
予約システムの導入には、さまざまなメリットがあります。
ここでは代表的な7つのメリットをご紹介しますので、導入時の参考にしてください。
【予約システムを導入するメリット】
●メリット①24時間365日予約受付が可能になる
●メリット②電子チケットの販売が楽になる
●メリット③予約業務の自動化で業務負担を削減できる
●メリット④顧客データの収集・分析ができる
●メリット⑤マーケティング（リピーター獲得）に活用できる
●メリット⑥人為的なミスを防げる
●メリット⑦顧客満足度の向上につながる
メリット①24時間365日予約受付が可能になる
予約システムを導入すれば、24時間365日いつでも予約受付ができるようになります。
電話や対面での受付では、スタッフがすべて対応する必要があるため、営業時間内でしか予約を受けられません。
一方、予約システムは24時間365日稼働しているので、営業時間に関係なく予約受付が可能です。
このことは、「好きなタイミングで予約したい」と考える顧客にとっても大きなメリットといえます。
メリット②電子チケットの販売が楽になる
電子チケットと紐づけて、チケット販売業務をさらに効率化できることも、予約システムを導入するメリットの一つです。
電子チケットとは、従来の紙のチケットに代わる、デジタル化された入場券のことです。
紛失の心配がないうえ、チケットを現地で購入する手間を省けることから、スマートフォンの普及と相まって、さまざまなサービスで利用が広まっています。
これを予約システムと連携させれば、インターネットで予約した顧客に電子チケットを自動で販売できるようになります。
テーマパークやイベントなどを運営している事業者様は、電子チケットの販売と相性のよい予約システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
メリット③予約業務の自動化で業務負担を削減できる
予約システムを導入するメリットとして、業務負担を軽減できることも挙げられます。
電話や対面などの方法で予約を受け付けるには、スタッフを必要数確保する必要があります。
また、メールやダイレクトメッセージでの受付においては、予約が確定するまでに顧客と何度かやり取りをしなければなりません。
上記すべての方法に共通して、予約情報の確認やリマインドなどの手間もかかります。
その点、予約システムなら受付業務や顧客とのやり取りを自動化できます。
これらの煩雑な業務をスタッフが人力で行わずに済むため、スタッフの負担が大幅に軽減されるわけです。
さらに、それによってスタッフの必要数が減れば、人件費やコストの削減にもつながります。
メリット④顧客データの収集・分析ができる
顧客のデータを自動で収集・分析できる点も、予約システムのメリットです。
予約システムには、住所や氏名、年齢、サービスの利用傾向など、顧客のさまざまな個人情報が蓄積されます。
詳しくは後述しますが、こうした情報はリピーターの獲得や新規顧客の開拓に大いに役立つので、予約システムを活用して顧客データの収集・分析に力を入れたいところです。
メリット⑤マーケティング（リピーター獲得）に活用できる
予約システムを活用して顧客のデータを収集・分析することで、効果的なマーケティング戦略を打ち出せるようになります。
たとえばサービスの利用傾向や来店頻度を分析し、適切なメールマガジンやクーポンを配信すれば、リピーターの獲得につながるかもしれません。
また顧客の属性を把握して、自社に高い関心を持つコアターゲットを見極め、効果的なプロモーションを実施することも可能です。
「データの分析やマーケティング戦略の立案が苦手だ……」と感じている事業者様は、予約システムを導入して顧客に効率よくアプローチしましょう。
メリット⑥人為的なミスを防げる
人為的なミスを予防できることも、予約システムの魅力の一つです。
これまでの人の手による予約業務では、ダブルブッキングや予約情報の誤入力など、人為的なミスの発生は避けられませんでした。
こうしたミスが起こると、顧客への謝罪や情報の修正といった仕事が増えるため、業務の効率が落ちてしまいます。
予約システムを導入すれば、予約業務を自動化できるので、人為的なミスを大幅に減らせます。
業務を効率化しつつ、余計なトラブルを未然に防げる予約システムは、自社のビジネスの発展に大きく貢献してくれるはずです。
メリット⑦顧客満足度の向上につながる
予約システムの導入には、顧客満足度を上げる効果も期待できます。
前述の通り、予約システムは24時間365日稼働しているため、顧客は自身の好きなタイミングで予約を取れます。
また、受付のスタッフと直接話す必要もないため、予約はもちろん、変更やキャンセルの際も心理的なハードルが低いといえるでしょう。
このような利便性の高さが、顧客満足度の向上につながります。
予約システムのデメリット
予約システムには多くのメリットがある反面、いくつかのデメリットも存在します。
次の4つのデメリットを知らずに後悔しないよう、それぞれ把握しておきましょう。
【予約システムのデメリット】
●デメリット①導入、運用コストが高額になる場合もある
●デメリット②アナログ派の取りこぼしリスクがある
●デメリット③プライバシー、セキュリティの面で懸念がある
●デメリット④導入しただけでは集客効果が見込めないこともある
デメリット①導入・運用コストが高額になる場合もある
予約システムの導入や運用に安くないコストがかかることは、あらかじめ理解しておく必要があります。
導入するシステムの種類やプランによって変動しますが、初期費用は数十万円、月々の費用は数千～数万円ほどかかるのが一般的です。
機能を追加したり、大人数の予約受付が可能なシステムを導入したりすると、その分コストがかさみます。
予約システムを導入すれば多くのメリットを得られるとはいえ、予算と相談しながら機能を拡張しなければ、負担が大きくなりすぎてしまいます。
したがって、予約システムを導入する前には、十分な費用対効果が見込めるかどうかをきちんと検討することが大切です。
デメリット②アナログ派の取りこぼしリスクがある
従来の方法での申し込みを好む方からの予約を取りこぼしてしまう可能性がある点も、予約システムを導入するデメリットの一つです。
インターネット上での予約が主流になりつつあるとはいえ、デジタルデバイスの扱いに慣れていないがために、「従来の方法で手続きを行いたい」という方も一定数存在します。
こうした層はインターネットによる手続きが困難だと考えられるので、受付を予約システムに一本化すると、他社に流出してしまうおそれがあります。
このような事態を避けるには、従来の方法での受付と併用する、または予約システムへの移行をアナウンスするなど、顧客が戸惑わないように工夫を凝らすとよいでしょう。
くわえて、誰もが難なく操作できるよう、直感的に扱える予約システムを導入したいところです。
デメリット③プライバシー・セキュリティの面で懸念がある
予約システムのデメリットとして、セキュリティ対策を入念に行わなければならないことも挙げられます。
予約システムには、顧客の個人情報が蓄積されます。
取り扱いを誤り、情報漏えいが起きれば、顧客からの信用を失うほか、法的な責任を問われる事態にもなりかねません。
システムの選定時には、データの暗号化やアクセス制限といった機能の有無、法規制への準拠などのポイントを細かくチェックして、信頼性の高いものを見極めましょう。
デメリット④導入しただけでは集客効果が見込めないこともある
予約システムを導入したからといって、集客効果が必ずしも見込めるわけではないという点も、理解しておかなければなりません。
予約システムはその機能を理解し、自社の業務に適切に組み込んで初めて効果を発揮するためです。
自社に適した活用方法を見出せなければ、コストがかかるだけで十分な成果を挙げられない可能性があります。
また、予約システムの効果を最大限に得るには、定期的なメンテナンスが不可欠です。
もし運用中にトラブルが発生した場合は、適切な対処が必要となります。
「自社だけで予約システムを運用する自信がない……」とお考えであれば、システムの導入から運用までしっかりとサポートしてくれる業者に依頼することをおすすめします。
予約システム選びで失敗しないためのチェックポイント
最後に、予約システムを選定するうえで必ず確認しておきたいポイントをお伝えします。
以下5つのポイントを押さえて適切な予約システムを導入し、自社のビジネスを成功に導きましょう。
【予約システム選びで失敗しないためのチェックポイント】
●ポイント①機能
●ポイント②コストと機能のバランス
●ポイント③サポート体制、セキュリティ
●ポイント④導入実績や口コミ、評判
●ポイント⑤操作性
ポイント①機能
施設向けの予約システムでは、日時指定や枚数制限機能を用いることで混雑を緩和できます。
さらに、管理者と申込者／購入者の双方がキャンセルポリシーに沿って自動的にキャンセルや変更を行える仕組みを導入すれば、利用者にとっても管理側にとってもメリットがあります。
また、イベント運営に適したシステムでは、参加者リストのインポートや自動でのQRコードチケット発行が可能です。加えて、申込者／購入者自身で座席を選択できる機能を備えたシステムを導入することで、主催者の運営負担を大幅に軽減できます。
ポイント②コストと機能のバランス
どれだけ豊富な機能が備わっていても、コストとのバランスが取れていなければ効果が薄れてしまいます。
そのため、備わっている機能はもちろん、コストパフォーマンスの高さにも着目して予約システムを選ぶことが大切です。
具体的な方法としては、複数の予約システムを比較検討するのが効果的です。
システムを提供している複数の業者から相見積もりを取って、コストパフォーマンスがもっとも優れているところを見極めましょう。
ポイント③サポート体制・セキュリティ
予約システムの選定時には、サポート体制やセキュリティ対策がしっかりしているかどうかも確認しておくと安心です。
サポート体制が整っているシステムを選べば、トラブルが起こった際や、操作に関する不明点が出てきたときに迅速に対応してもらえます。
見積もりを取る段階で、レスポンスの早さや受付時間、問い合わせ方法などをチェックしておきましょう。
また、個人情報を多く扱う予約システムには、情報漏えいのリスクが伴います。
社会的な信用を失い、損害を被らないためにも、セキュリティ対策が万全なシステムを慎重に選びたいところです。
ポイント④導入実績や口コミ・評判
導入実績や利用者からの評価も、予約システムを選ぶ際の判断基準となります。
豊富な導入実績があり、良い評判が目立つ予約システムは、信頼性が高いといえます。
そうしたシステムであれば、自社の業務においても十分な効果を発揮してくれるはずです。
インターネット上で商品の導入実績や口コミ・評判を確認して、導入効果が見込めるかどうかを判断しましょう。
なお、予約システムのホームページを開くと、導入企業の業種や事業規模が詳しく掲載されている場合があります。
そのなかに自社の特徴と重なる企業の導入事例があれば、予約システムを導入したあとのイメージがより掴みやすくなるかもしれません。
ポイント⑤操作性
予約システムの効果を最大限に得るには、操作性に優れているシステムを選ぶことをおすすめします。
さまざまなメリットがある予約システムですが、使いこなせなければその効果は十分に発揮できません。
特に予約システムを初めて導入する事業者様が、最初からシステムを使いこなすのは困難です。
まして操作性が悪いシステムを導入してしまうと、扱いに慣れるのに時間がかかるだけでなく、ミスが発生して余計な業務が増える可能性もあります。
こうした事態を未然に防ぐために大切なのは、操作方法が直感的にわかりやすいシステムを導入することです。
一部の予約システムでは、導入前にお試し体験できる場合もあるので、操作が不安であればそのようなサービスを活用してみてはいかがでしょうか。
予約システムを導入して、予約業務の効率化を図ろう！
今回は、予約システムのメリット・デメリットとともに、選定時のポイントを解説しました。
予約システムとは、予約情報をインターネット上で一元的に管理するシステムのことです。
操作性に慣れるまでには時間がかかるかもしれませんが、うまく使いこなせれば予約業務を大幅に効率化できます。
機能やコストとのバランスを確認して、自社の予約業務の改善に最適なシステムを導入しましょう。
「自社に最適な予約システムがどれかわからない……」とお悩みなら、CLOUD PASSの導入をぜひご検討ください。
CLOUD PASS には100種類以上の機能が標準搭載されているうえ、無料のサポート特典も充実しているため、貴社のビジネスの発展に必ず貢献できます。