スタッフを2名削減！ 会員・ポイント連携と卓上券売機で省人化を叶えた博物館

施設概要

小田原かまぼこ伝統の職人技を五感で学べる体験型博物館です。大人気のかまぼこ・ちくわ手づくり体験教室をはじめ、科学的なアプローチでの見学や職人への弟子入り体験を通じて、日本の伝統食文化の魅力を楽しく深く発信しています。

導入前の課題

既存システムの老朽化に伴うリニューアルにあたり、完全カスタマイズ（フルスクラッチ）による高額な開発費を抑えて元の運用を維持しながら、窓口の混雑解消とバックオフィスの事務負担軽減、そして現場スタッフの配置最適化を果たすため、以下の3つの要件を同時に満たす必要がありました。

要件①【チケット販売】：
OEM開発を避け低コストで既存会員・ポイントシステムと連携し、Web販売ページや館内サイネージへリアルタイムな空き枠残数を可視化したい

要件②【入場受付・セキュリティ】：
全て事前決済で完結した電子チケットを卓上券売機で無人受付し、注意事項と来場順の整理番号を印字した実券を発行したい 

要件③【運用・管理】：
電話で受け付けていた予約のキャンセルや数量変更の手続きをセルフ化し、返金事務や日々のデータ集計業務を完全に自動化したい

【現場の悩み】

以前の自社システムにはオンライン事前決済機能がなく、予約客の会計や受付をすべて現地の窓口で行わざるを得なかったため、体験教室の開始前になると受付前が非常に混雑していました。また、予約のキャンセルや数量変更、それに伴う返金処理や売上データの修正、さらには手動での来場チェック作業にスタッフが付きっきりになり、バックオフィスの事務負担やデータ集計業務が肥大化していました。Web上や館内で体験枠の残数がリアルタイムに確認できなかったことも大きな壁であり、お客様からの問い合わせに対してスタッフが都度PCで検索して確認せねばならず、当日現地を訪れたゲストへの案内も含めて現場のオペレーションを大きく圧迫していました。

CLOUD PASSによる解決策

1. 【チケット販売】既存会員・ポイント基盤を活かした低コストな連携と残数の可視化

2. 【入場受付・セキュリティ】卓上券売機による無人受付と実券への整理番号・注意事項印字

3. 【運用・管理】事前決済とセルフキャンセル・変更機能による事務処理の完全自動化

導入の効果

受付スタッフの2名削減とデータ集計の簡素化
事前決済の必須化と3台の卓上券売機への移行、および各種変更手続きのセルフ化により、今まで受付や事務処理に張り付いていた現場スタッフの2名削減に貢献しました。売上データや来場実績、ゲストを含む顧客情報が同一システム内でリアルタイムに一元管理されるようになったことで、日々の複雑なデータ集計業務も劇的に簡素化され、人件費の大幅な効率化を達成しています。

リピーター向けのシームレスな予約体験と当日誘導の強化
以前のシステムで予約したことのあるリピーター層に対し、追加登録なしでそのままログイン・ポイント付与ができるシームレスな予約・購入体験を提供できるようになりました。現地では、Web上と同等のリアルタイムな残数情報が館内サイネージに表示されることで、スタッフが都度PCで残数を検索する手間が消滅したほか、卓上券売機で発券された整理番号付きの実券に注意事項が明記されているため、お客様自身がスムーズに利用規約を把握でき、整然としたスマートな入館動線が確立されています。

お客様コメント

「私たちは既存の会員システムやポイント連携を活用することが絶対条件で、高額な完全カスタマイズ開発を避けつつ省人化を目指していました。CLOUD PASSはOEM開発をすることなく、この大きな壁を低コストかつ短期間でクリアしてくれた上で、元々の運用を変えずに理想的な自動化を叶えてくれました。今まで電話で行っていた変更受付や返金事務、スタッフが都度PCで検索していた残数確認がすべて自動化され、Webの販売ページだけでなく館内サイネージでもリアルタイムに残数が表示できるようになりました。3台の卓上券売機による無人受付が定着したことで、現場の受付スタッフを2名削減することができ、人件費の効率化とデータ集計の簡素化という面で見違えるほどの成果が出ています。」 （鈴廣かまぼこ博物館 担当者様）

運用モデルの定義

本事例の運用モデル：
【施設向け】ハイブリッド販売モデル

適合の理由：
OEM開発を要しない会員・ポイント連携と3台の卓上券売機を導入し、電子チケットでは表現しきれない注意事項を明記した実券発券（無人受付）と、マイページからのセルフキャンセル・Webおよびサイネージへのリアルタイムな残数表示を低コストで両立させたため。