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【2025年最新】イベント開催費用の相場とは？内訳や費用削減のアイディアを紹介
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イベント開催にかかる費用は、イベントの規模や内容によって大きく異なります。
イベントの内容は決定しているものの、予算が不足している場合や、イベント開催にかかる費用を削減したいが具体的な方法が分からないという課題を抱える方も少なくありません。
そこで、本記事ではイベント開催費用の相場や、費用を削減するためのアイディアを紹介します。
参加者も主催者も満足できるイベント運営を実現するために、ぜひ参考にしてみてください。
目次
イベント費用の相場はどのくらい
一般的な相場を、イベントの種類ごとに紹介します。
| イベントの種類 | 費用の相場 | 備考 |
| セミナー | 50万円～ |
|
| スポーツ | 200万円～ | ・アマチュアイベントでも多額のコストが必要 ・会場費、設備費、人件費が主要コスト |
| 音楽・フェス | 100万円～ | ・アーティスト出演料や音響設備が主な費用 ・大規模イベントでは数千万円規模になることもある |
| 展示会・発表会 | 100万円〜 | ・企業ブース設置費や宣伝費、企画費が多岐にわたる ・費用対効果だけでなく、ブランドイメージや顧客関係構築の視点が重要 |
| 行政主催イベント | 1,000万円～ | ・地域振興や大型プロジェクトでは公的資金を用いるケースが多い |
イベント開催費用の内訳
イベントを成功させるためには、費用の内訳を事前に洗い出し、適切に予算を組むことが重要です。
主なイベント開催費用の内訳を下表に示しました。
| 会場費用 | 小規模: 5万〜20万円 大規模: 50万〜500万円以上 |
| 人件費 | 小規模: 10万〜30万円 大規模: 50万〜500万円以上 |
| 宣伝・広告費 | 5万〜200万円以上 |
| 資材・備品費用 | 5万〜500万円以上 |
| 企画費・演出企画費 | 40万〜100万円以上 |
| 製作物 | タペストリー: 10万〜15万円以上 動画制作: 5万〜10万円 以上 |
| 機材費 | 機材レンタル: 5万〜100万円以上 運搬費: 3万〜5万円/台 |
それぞれ解説します。
会場費用
イベント会場費は、立地や収容人数によって大きく変動し、イベント総費用に占める割合も高いため、コスト削減の鍵となります。
駅近や充実した設備は魅力ですが、費用を抑えたい場合は、立地や設備を見直す、収容人数に見合った会場を選ぶなど工夫が必要です。
人件費
イベント運営にはスタッフ人件費が必須です。
小規模イベントなら自社社員で対応できますが、大規模イベントではアルバイトや外部スタッフが必要となり、人件費が増加します。
必要なスタッフ数を適切に見積もり、人件費やシフト管理をコントロールすることが重要です。
宣伝・広告費
イベント集客にはWeb広告やSNS広告、チラシ印刷費などの広告費がかかります。
プラットフォームや広告手法によって費用は様々です。
効果的な広告配信には、ターゲットや予算に応じたプラットフォーム選定や広告設計が重要になります。
資材・備品費用
資材・備品費用には、以下のようなものが含まれます。
・会場の装飾に使用する什器や部材
・参加者に配布する資料
・運営に必要な備品
参加者へのノベルティや記念品も含まれる場合があり、イベントの規模や内容によって大きく変動します。
企画費・演出企画費
イベントのコンセプトを実現するためのクリエイティブな部分にかかるコストです。
イベント企画を外部に依頼すると企画制作費が発生します。
※併せてステージを行う際はステージ進行等の費用も発生します。
製作物
ブースデザインやプロモーション動画など、制作物の内容によってコストが変動します。
機材費
イベントには音響や照明機材が必須です。
会場によってはレンタル費用が発生します。
また、追加料金なしで機材を利用できる場合もあるので、事前に確認しましょう。
見落としがちなイベント費用
イベント運営で注意すべき隠れたコストをあげます。各費用の目安を表にまとめました。
| チケット販売手数料 | 1枚あたりチケット価格の3〜10 例: 1,000円×100枚×5% = 5,000円 |
| 駐車場の手配 | 1台あたり1,000〜5,000円程度 |
| 警備費用 | 1人あたり1日: 18,000〜30,000円 小規模: 3〜5人 大規模: 20人以上 |
各費用について解説します。
チケット販売手数料
オンラインチケット販売サービスを利用すると、1枚ごとに手数料が発生します。
手数料はサービスやチケット価格によって異なり、販売枚数が増えるほど大きな負担となります。
駐車場の手配や警備費用
大規模イベントでは、駐車場が必要な場合もあります。
また、安全確保のために警備員の手配も重要です。
会場の規模が大きくなるほど、必要な警備員数も増えるため、事前に検討しましょう。
ツール利用料
ウェビナーやオンラインセミナーでは、配信ツールの利用料も考慮する必要があります。
参加者数や機能によって月額費用や従量課金が発生します。
無料プランもありますが、機能制限や参加人数制限がある場合があり、イベントの規模や目的に合ったプランを選ぶ必要があります。
イベント運営予算の立て方
ここからは、イベント運営予算の立て方を解説します。
・イベント開催の目的と獲得ターゲットを明確にする
・必要なコストを洗い出す
これらの手順を踏むことで、イベントの方向性と具体的な予算計画を同時に明確にできます。
イベント開催の目的と獲得ターゲットを明確にする
イベントを成功させるためには、まずその目的と対象とする参加者を明確にすることが重要です。
目的があいまいだと、イベント全体の方向性がぶれやすくなり、効果的な企画やプログラムを立てるのが難しくなります。
たとえば、従業員のモチベーションを高めたいのか、新たな取引先との連携を強化したいのかによって、イベントの内容は大きく変わります。
必要なコストを洗い出す
イベント計画では、必要なコストの細分化が成功の鍵となります。
項目ごとに詳細な費用を挙げ、その全体像を明確にすることが大切です。
細分化したコスト管理は、予算計画の精度を高め、より具体的な資金運用を可能にします。
イベント費用の勘定項目
次に、イベント費用の勘定項目について紹介します。
これらの項目に基づいて、どの部分にどれだけの予算を割り当てるかを明確にしましょう。
販売促進費
販売促進費はイベントにおける集客や売り上げ向上を目的に活用される予算です。
この経費は、プロモーション活動や特典、ディスカウントキャンペーンの実施に当てられます。
具体的な販売促進には、以下のものがあります。
・イベント開催に先駆けて配布される割引クーポン
・会場での商品サンプル配布
・ソーシャルメディア上でのプレゼントキャンペーン
・登録者の増加を狙ったコンテスト
販売促進活動を効率よく行うためには、ターゲットを明確にし、最適なメディアや手法を選ぶことが重要とされます。
事前のリサーチや市場分析を通じて、最も効果的な施策を策定することが重要です。
広告宣伝費
広告宣伝費は、イベントの認知を広げ、参加者を増やすために必要な費用です。
この項目には、以下の費用が含まれます。
・オンラインでのバナー広告
・SNSでのプロモーション投稿
・検索エンジンマーケティング
・新聞や雑誌での広告掲載
・ラジオでのスポットCM
・ポスター掲示
・公共交通機関での広告
視覚や聴覚に訴える広告手段を組み合わせることで、より広範囲の受け手にアプローチすることが可能になり、イベントの成功につながります。
人件費
イベント運営を支えるスタッフの人件費は、1人1日あたり最低でも1万5千円が目安となります。
また、イベント期間中のスタッフへの報酬、移動手当や宿泊費なども人件費に含まれる場合があります。
主な人件費の目安は以下のとおりです。
イベント費用を削減するアイデアとコツ
続いて、イベント費用を削減するアイデアとコツを紹介します。
・各業務のワンストップ化を目指す
・コストの低い会場を利用する
・備品はレンタルを活用し、使い回し可能な備品は購入する
・補助金、助成金の活用
それぞれ詳しく解説します。
各業務のワンストップ化を目指す
イベント費用削減には、業務の効率化が鍵です。
たとえば、チケット業務をワンストップ化すると、大幅なコストダウンが期待できます。
従来、チケット販売、在庫管理、入退場システム、顧客管理はそれぞれ別々の業者に依頼することが多く、費用も膨大になりがちでした。
しかし、これらの業務を統合できるサービスを利用すれば、システム利用料や人件費を大幅に削減できます。
CLOUD PASSはこれらの業務を一元で管理できるチケット管理システムです。
イベント費用の削減や業務の効率化の際は、ぜひご検討ください。
コストの低い会場を利用する
イベント費用の中でも会場費は大きな割合を占めます。
費用を抑えるには、曜日や時間帯を工夫して会場を選ぶのも有効な手段です。
また、地元の公民館や学校施設を利用すると、コストを大幅に削減可能です。
備品はレンタルを活用し、使い回し可能な備品は購入する
イベント費用を削減するには、備品のレンタルと購入のバランスが重要です。
一時的にしか使わない高価な備品はレンタルを活用し、購入するよりコストを抑えます。
一方で、頻繁に使えるテーブルや椅子、装飾品などは購入し、繰り返し使うことで長期的な節約が可能です。
補助金・助成金の活用
イベント開催や展示会出展時、中小企業向けに地方公共団体から返済不要の補助金や助成金を受け取れる場合があります。
たとえば、東京都と東京観光財団では、ナイトタイムや早朝に行われる観光イベントや地域振興事業に対して助成金を提供しています。
助成対象は、観光協会や民間事業者などの法人で、夜間・早朝の観光振興につながる新たな事業が対象です。
助成率は初年度が経費の3分の2で、最大3,000万円が支給されます。
（参考：公益財団法人東京観光財団 「令和６年度 ナイトタイム等(夜間・早朝)における観光促進助成金(第１回)」のご案内）
※令和6年度募集は終了しております。年度ごとに募集が行われるので、利用の際は確認が必要です。
イベント管理に役立つツール
以下のツールを活用することで、効率的なイベント運営が可能になります。
CLOUD PASS
CLOUD PASS（クラパス）は、イベント運営をより効率的かつ効果的にするための機能を豊富に提供しています。
QRコードを使用したスムーズな入場受付や顧客データの一元管理により、イベント運営者は業務の効率化を図り、より良い参加者体験を提供することが可能です。
イベントクリエイト
イベントクリエイトは、イベントやセミナーの告知用ホームページ作成を迅速かつ簡単に行えるシステムです。
特別な技術やデザインの知識がなくても、魅力的な告知ページを作成でき、既存のウェブサイトに違和感なく統合することが可能です。
イベントの告知業務をイベントクリエイトに任せることで、運営の手間を大幅に軽減できるでしょう。
EventRegist（イベントレジスト）
EventRegist（イベントレジスト）は、イベントの告知や参加者集客を効果的に行うことができるプラットフォームです。
特に、イベント情報をSNSでの拡散を通じて広く展開することを得意としており、主催者は安心してイベントの情報を任せることができます。
Event Cloud Mix（イベントクラウドミックス）
Event Cloud Mix（イベントクラウドミックス）は、出展者、協賛社、そして公演者の管理を効率的かつ効果的に行うためのクラウド型イベント管理ソフトウェアです。
このシステムを利用することで、イベントに関わるすべてのステークホルダーを一元管理し、円滑な運営を実現できます。
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導入事例
次に、CLOUD PASSの導入によって実際にどのような業務が緩和されたのか、導入事例を見ていきましょう。
①MEAT MANIA JAPAN
「MEAT MANIA JAPAN」は、CLOUD PASSの導入により、エリアごとのアクセス制限を設け、チケット種別に応じた顧客体験を提供しました。
お肉引換所では、スタッフのiPhone端末でQRコードを読み取ることで商品名を表示でき、正確な商品提供とダッシュボード上でのリアルタイムな引換数可視化を実現しました。
CLOUD PASSの機能により、イベント運営の効率が向上し、顧客満足度の改善にも繋がっています。
（参考：CLOUD PASS 導入事例 MEAT MANIA JAPAN）
②汐留サマースクール2024
日本テレビ様は「汐留サマースクール2024」においてCLOUD PASSを導入し、無料コンテンツのチケット申込から来場管理までを一元化しました。
複数のコンテンツへの先着申込と抽選申込をスムーズに運営し、リアルタイムな申込・来場状況の把握により、報告業務も効率化されました。
これにより、チケット販売・引換窓口の混雑を緩和し、人件費削減にも貢献しました。
（参考：CLOUD PASS 導入事例 汐留サマースクール2024）
よくある質問
イベント開催に関してよくある質問をまとめました。
イベント担当者って何をする？
イベント担当者は、イベントの企画・運営に関するすべてのプロセスを管理し、成功に導く役割を担います。
詳しい業務内容は、以下のとおりです。
イベントを成功させるコツ
イベントを成功させるには、まず明確な目的を設定することが大切です。
目的が明確であれば、それに合わせたテーマやターゲット設定がしやすくなります。
また、事前の準備段階で十分な計画を立て、どのようなリソースが必要かを洗い出しておくことが重要です。
まとめ
イベント開催費用を抑えるには、業務の効率化や会場選定の工夫が重要です。
予算内訳を明確にし、レンタル備品や補助金を活用することで、コスト削減が可能になります。
また、オンライン開催を選択することで、会場費や備品費を大幅に削減することも効果的です。
イベント開催費用を抑えるならCLOUD PASS がおすすめ
イベント開催費用を抑えたいなら、CLOUD PASSの利用がおすすめです。
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開催費用を抑えつつチケット販売から入場管理までデジタル化できるので、イベント運営がスムーズになるでしょう。