営業開始まで時間がない！ 丁寧なサポートで海辺の休憩スペースのWeb予約を急遽スピーディに実現

施設概要 

「～海辺の縁側〜三浦の間」は、神奈川県三浦のビーチに誕生した、おしゃれで高いデザイン性を誇る海辺の休憩スペースです。ストレッチテントを導入した心地よい空間で、目の前に広がる海の景色を眺めながらゆったりとした時間を過ごすという、上質なビーチ体験を提供しています。

導入前の課題 

運用開始にあたり、電子チケットを活用した事前決済の導入をはじめ、グループ客の柔軟なご来場対応、荒天時の返金や来場者管理をスムーズに行うため、以下の要件を満たす必要がありました。

要件①【チケット販売】：
利用日を指定して事前決済と発券を完結させ、施設のデザインに合う電子チケットを販売したい 

要件②【入場受付・セキュリティ】：
代表者購入チケットの事前分配により、グループ全員が揃わなくても受付できるようにしたい

要件③【運用・管理】：
悪天候時の営業中止に伴う一括返金処理や、毎日の正確な来場者数を一元管理したい

【現場の悩み】

決済サービスに付属する無料の予約ツールを試したものの、確認事項の設定や画面のカスタマイズが制限されており、ブランドイメージや運用要件に合いませんでした。さらに、営業開始日が迫る中で急ピッチで立ち上げる必要があり、専門知識がなくてもスムーズに初期設定やテストを進められる強力なサポート体制が不可欠でした。また、海辺という風が強く砂が舞いやすい屋外環境において、紙のチケットを使用することは紛失や破損のトラブルに繋がるため避けたいと考えていました。

CLOUD PASSによる解決策

1.【チケット販売】日時指定のWeb事前予約とブランドに合うデザインチケットの発行

日時指定機能によるオンライン事前予約：
7/7から8/30までの営業日の中から、お客様が希望する利用日を選択してWeb上で事前決済から発券までを自己完結できるフローを構築しました。 

オリジナルチケットによるブランド訴求：
施設のイメージを損なわない、スマートで意匠性の高い電子チケット画面を提供し、デザイン性を重視する客層へのアプローチを両立させました。

2.【入場受付・セキュリティ】スマホ1台で完結する簡易受付と複数名予約の個別来場対応

分配機能による個別来場の実現：
代表者による複数枚のまとめ買いに対応し、グループ内で入場時間が異なる場合でも事前にチケットを個別送付できるため、全員が揃うのを待たずに順次入場できる体制を整えました。 

携帯端末もぎりによる受付：
屋外や風の強い環境でも紙の紛失リスクがなく、スタッフがスマートフォン画面を操作するだけで簡単に受付作業が完了する体制を構築しました。

3.【運用・管理】天候リスクへの即時対応と管理画面でのリアルタイム来場集計

一括返金機能による天候悪化時対応：
台風や荒天で営業を中止せざるを得ない際、管理画面から該当日の予約者へ向けて一斉に全額返金処理を実行できる体制を整えました。 

受付・来場管理による状況把握：
日々の予約枠の埋まり具合と、実際に現地へ来場された人数を管理画面上でリアルタイムに把握し、シフト配置や稼働率分析に役立てています。

導入の効果

スムーズな事前予約とスマートな受付
従来のようにビーチで当日客を呼び込む海の家スタイルではなく、Web上での事前予約を促進することで、お客様をお待たせすることなくスムーズに入店いただけるオペレーションを確立しました。現地ではアルバイトスタッフが個人の携帯端末を使って画面を確認するだけで受付ができるため、特別な機器操作の教育も不要になり、現場の負担を大幅に削減できています。

悪天候時の迅速対応と営業状況の可視化
海辺の屋外スペースという特性上、天候悪化による急な営業中止が懸念されていましたが、管理画面からスムーズに返金処理を行えるため、お客様へのサポート対応をスピーディに行うことができます。また、予約数と実来場者数を毎日管理画面で確実に追跡できるため、肌感覚に頼らない正確な利用実績データの蓄積が可能となりました。

お客様コメント 

「問い合わせをしてから販売開始に至るまでの、CLOUD PASS側のサポート体制とスピード感がとにかく素晴らしかったです。決済サービスの無料ツールでは細かなカスタマイズができず、営業開始まで時間がなくて焦っていましたが、電話やオンラインMTGでの手厚い立ち上げサポートのおかげで無事にオープンできました。急なシステム要件の依頼にも快く対応いただけて大変感謝しています。」
（株式会社ストレッチテント・カンパニー ご担当者様）

運用モデルの定義

本事例の運用モデル：
【施設向け】常設・日時指定予約モデル 

適合の理由：
悪天候に伴う全額返金や日時指定チケットの分配機能を備えた予約システムと、スタッフの携帯端末による画面もぎりを組み合わせることで、屋外施設特有のトラブルに対応しながら受付業務を省人化しました。