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イベント管理システムのおすすめ12選比較！導入メリットや選び方は？
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目次
イベント管理システムとは
イベント管理システムは、イベントの計画、実行、評価までの一連のプロセスを効率的に管理するためのソフトウェアツールです。
参加者の登録管理、スケジューリング、予算管理、マーケティング、チケット販売、アンケート収集など、イベント運営に必要な様々な機能を統合的に提供します。
これにより、イベント主催者は煩雑な作業を軽減し、より戦略的にイベントを運営することができます。
イベント管理システムの導入メリット
イベント管理システムの導入メリットについて紹介します。
イベント当日の運営の円滑化
イベント管理システムを導入することで、イベント当日の運営がスムーズに行えます。参加者が事前に登録した情報をもとに、自動的にリストが作成され、QRコードを利用したスムーズな受付が可能となります。
これにより、受付の混雑を避け、スタッフの業務負担を軽減し、参加者の待ち時間を短縮することができます。
コスト削減と予算管理
継続的なシステム利用により、支出を正確に追跡することが可能です。イベントデータを活用し分析することで、将来のイベントのコスト予測や最適化が可能となり、長期的なコスト削減につながります。
参加者管理の簡素化
オンライン登録、チケット販売、参加者情報の管理が自動化されることで、手作業によるミスが減少し、参加者対応の質が向上します。また、参加者のデータベースを構築することで、将来のイベントのマーケティングにも活用できます。
データの一元管理と共有
イベントに関する全ての情報を一つのプラットフォームで管理することで、チーム間のコミュニケーションが円滑になります。リアルタイムに正確な情報を取得・共有することで、情報の齟齬を防止できます。
リアルタイムのレポートと分析
イベントの進行状況、参加者数、収支などのデータをリアルタイムで分析し、視覚化することができます。これにより、イベント中の迅速な対応が可能になるとともに、イベント後の詳細な分析と改善点の特定が容易になります。
参加者の個人情報・機密データの保護
適切なセキュリティ機能を備えたシステムを使用することで、参加者の個人情報や機密データを安全に管理できます。データの暗号化、アクセス制御、コンプライアンス対応など、セキュリティリスクを最小限に抑える機能が提供されます。
イベント管理システムの選び方
目的の明確化
まず、自社のイベント運営における課題や目標を明確にします。規模、頻度、種類などのイベントの特性を考慮し、最も重要な改善点や達成したい効果を特定します。
これにより、必要な機能や優先順位が明確になり、適切なシステム選びの指針となります。
必要機能のリストアップ
明確化した目的に基づいて、必要な機能をリストアップします。
例えば、チケット販売、参加者管理、スケジュール管理、予算管理、マーケティング機能など、優先度をつけて整理します。また、既存のツールとの統合の必要性も考慮に入れます。
予算の設定
システム導入にかかる初期費用、月額・年間費用、追加機能の費用などを考慮し、総合的な予算を設定します。
ROI（投資対効果）を計算し、長期的な視点でコスト評価を行います。また、導入後のトレーニングや継続的なサポートにかかる費用も忘れずに計上します。
使いやすさの確認
実際にデモや無料試用版を利用して、システムの使いやすさを確認します。ユーザーインターフェースの直感性、操作の簡便さ、カスタマイズの柔軟性などを評価します。
チームメンバーの技術レベルも考慮し、適切なトレーニング期間を設けることも大切です。
サポート体制の確認
導入後のサポート体制を確認します。技術的な問題や質問への対応速度、サポート方法（電話、メール、チャットなど）、ドキュメントの充実度、トレーニングプログラムの有無などを評価します。
特に、イベント当日のサポート対応が迅速であることは重要です。
スケーラビリティを考慮
将来的な成長や変化に対応できるシステムを選びます。イベントの規模拡大、新しい形式のイベント開催、参加者数の増加などに柔軟に対応できる拡張性を持つかを確認します。
また、新しい技術やトレンドへの対応力も考慮に入れます。
イベント管理システムの機能における比較ポイント
チケット販売機能
オンラインチケット販売、複数の券種設定、割引コードの適用、払い戻し処理などの機能を比較します。
決済種別の多様性、多言語対応、モバイル対応なども重要なポイントです。さらに、チケット販売データのリアルタイム分析機能の有無も確認します。
イベントマーケティング機能
メールマーケティング、ソーシャルメディア連携、ランディングページ作成、SEO対策などの機能を比較します。
顧客セグメンテーション、パーソナライズされたメッセージ配信、マーケティングキャンペーンの効果測定機能なども重要です。また、他のマーケティングツールとの連携可能性も確認します。
出席者管理の機能
参加者の登録管理、名札印刷、QRコードによる入場管理、座席割り当てなどの機能を比較します。参加者のプロファイル管理、アンケート収集、フィードバック分析などの機能も重要です。
おすすめイベント管理システム12選
CLOUD PASS（クラウドパス）
CLOUD PASSは、株式会社ユニエイムが運営する多様なイベント形態に対応する包括的なクラウド型のイベント管理システムです。チケットの申込フォーム作成から発券、受付、顧客管理まで1つのシステムで一元管理が可能となります。
チケット販売、参加者管理、アンケート機能、さらには当日の受付管理までワンストップで行うことができ、ライブ、コンサート、カンファレンス、セミナーなど、大規模から小規模までの幅広いイベントへご活用いただけます。
また、主催者のニーズに合わせ、100種類以上の機能をカスタマイズし、幅広いチケット販売に対応します。イベントごとに顧客取得項目を変更でき、個人情報の資産化によってマーケティングに活用することも可能となります。
Peatix（ピーティックス）
出典元：Peatix公式サイト
Peatixは、日本最大級のイベント・コミュニティプラットフォームとして、多くの主催者に支持されています。2011年のサービス開始以来、会員数は840万人を超え、毎月48万人以上の参加者がPeatixを通じてイベントに参加しています。
フェス、ライブ、勉強会、地域の集まりなど、さまざまなイベントに対応し、無料でイベント告知ページを作成できるのが魅力です。豊富な決済手段や充実したサポート体制もあり、イベント運営を強力にサポートします。日本をはじめ、アメリカやシンガポールなど27カ国で利用されています。
eventos（イベントス）
出典元：イベントプラットフォーム eventos
eventosは、様々なタイプのイベントに対応する多機能なイベント管理システムです。ノーコードで簡単にイベントサイトを作成・編集でき、ブースやチケット、クーポンなど多彩な機能を提供。
ライブ配信や疑似ライブ配信、アンケート機能も充実しています。独自ドメイン設定や多言語対応、既存データベースとの連携が可能で、イベント運営を一元管理できます。イベントの全プロセスをサポートし、効率的な運営を実現します。
イーベ！
出典元：イーベ！公式サイト
イーベ！は、イベントやセミナーの手間を一元管理するイベント支援ツールです。告知から決済、アフターフォローまでをカバーし、主催者の負担を軽減します。
クレジットカード決済やコンビニ決済など多様な支払い方法に対応し、参加者の利便性を向上。QRコードでの受付や自動リマインドメール配信など、イベント運営をスムーズに進行させるための機能が充実しています。また、申込者情報をバックアップし、次回以降のイベントにも活用可能。信頼性の高いAWSを使用し、安全なデータ管理を提供します。
PassMarket
出典元：PassMarket公式サイト
PassMarket（パスマーケット）は、Yahoo! JAPANが運営するデジタルチケット販売サービスです。個人や法人が主催するイベントやレジャー施設の入場チケットを、手数料0円で購入できる点が大きな魅力です。
PayPayやYahoo!ウォレット、コンビニ決済など多様な決済方法に対応し、事前購入でスムーズな入場が可能です。チケットはデジタル形式でスマホに表示され、プリントアウト不要。さらに、チケット譲渡機能もあり、友人にLINEやメールで簡単に送ることができます。販売手数料も低く、全ての機能が揃ったプランで、イベント運営を効率化します。
イベントクリエイト
出典元：イベントクリエイト公式サイト
イベントクリエイトは、セミナーやイベントの運営管理を簡単にする法人・団体向けのクラウドサービスです。特別な知識がなくても、誰でもすぐに使い始めることができます。
イベントの告知、受付、メール配信、来場者管理、アンケート作成など、多彩な機能が一元化されており、運営の手間とストレスを大幅に軽減。大手企業や各種団体での導入実績が豊富で、様々な業界での利用が可能です。無料のお試しプランも用意されており、手軽にその効果を実感できます。
SHANON MARKETING PLATFORM（シャノンマーケティングプラットフォーム）
出典元：シャノン公式サイト
シャノンは、展示会や資料請求などで獲得した見込み顧客へ、興味に沿った情報提供を行うための強力なマーケティングオートメーション（MA）プラットフォームです。Webパーソナライズやメール、DMなどの施策を通じてリードを引き上げ、SFA一体型のシステムにより、リード獲得から商談管理までワンストップで対応できます。
EventRegist（イベントレジスト）
出典元：EventRegist公式サイト
EventRegistは、イベントの告知、事前決済、申込み、参加者管理など、一連のイベント運営を簡単に行えるマーケティングプラットフォームです。リアルタイムで来場者の状況を確認できるほか、オンラインイベントやオフラインイベントを統合管理できます。
基本機能は無料で利用でき、法人向けには多様な有料プランも提供しています。プレミアム機能として、タイムテーブルの設定や抽選申込、来場者トラッキング、プロモーションコード発行などがあり、大規模イベントの運営を少人数で効率よく実現します。
Event Cloud Mix（イベント クラウド ミックス）
出典元：Event Cloud Mix公式サイト
Event Cloud Mixは、株式会社ティーケーピーが提供するクラウド型イベント管理システムで、イベントの事前準備から当日の運営、事後フォローまでをワンストップで管理できます。100を超える機能がオールインワンで提供されており、大規模展示会から小規模セミナーまで幅広く対応します。
QRコードによる来場者認証やiBeaconなどの最新技術も備え、誰でも簡単にイベントを成功に導けます。さらに、強固なセキュリティ体制とデータバックアップにより、安心して利用できる環境が整っています。イベント管理に必要なすべての機能を一元管理できるため、作業効率を大幅に向上させ、質の高いイベント開催を実現します。
ekaiin.com（イーカイインドットコム）
出典元：ekaiin.com公式サイト
ekaiin.comは、ウェルネット株式会社が提供するマルチ機能集金サービスで、オンライン決済を通じて業務を効率化します。初期費用・月額費用が0円で、全ての機能を利用できるため、コストや手間を大幅に削減可能です。最短1週間でサービスを利用開始でき、会員管理、請求、集金の各機能をオンライン上で簡単に操作できます。
直感的な管理画面により、集金ページの作成や入金情報の確認が容易で、クレジットカードやコンビニ決済など、便利な支払方法も選択可能です。
formrun（フォームラン）
出典元：formrun公式サイト
formrun（フォームラン）は、ビジネス向けのフォーム作成ツールで、専門知識がなくてもデザインや機能・安全性に優れたフォームをノーコードで簡単に作成できます。初期費用・月額費用が0円で、誰でもクリック操作だけで高品質なフォームを作成でき、URLやQRコードで簡単に共有可能です。
管理画面から回答データの管理や分析、メール対応も可能で、チームでの利用にも適しています。また、セキュリティ対策としてISO 27001やプライバシーマークの認証を取得し、安心して利用できます。多機能なテンプレートが豊富に用意されており、問い合わせフォーム、申し込みフォーム、予約受付フォーム、アンケートフォームなど、さまざまなシーンで活用可能です。
楽らく受付くん
出典元：楽らく受付くん
「楽らく受付くん」は設置費無料で月額1万3000円から利用可能で、イベント開催における申込受付の手間を大幅に削減します。
クラウド型の受付システムなので、システムのインストール費用は一切かかりません。また、サイトをお持ちでない方には、「イベント案内ページ」のオプションも提供しています。
イベント管理の流れ
イベント管理の流れについて紹介します。
企画立案
イベントの目的、対象者、規模、予算、日程などの基本的な要素を決定します。アイデアを出し合い、イベントのコンセプトを固めていきます。
実行計画の作成
具体的なタイムライン、必要なリソース、予算配分、リスク管理などを含む詳細な計画を立てます。各段階での目標と期限を設定し、全体の進行を管理します。
チーム編成
イベントの規模と内容に応じて、適切な人材を集めてチームを構成します。各メンバーの役割と責任を明確に定義し、効果的なコミュニケーション体制を整えます。
準備作業
会場の手配、必要な機材の準備、参加者の募集、広報活動などを行います。細かい作業を洗い出し、チェックリストを作成して進捗を管理します。
当日の運営
イベント当日は、スケジュール管理、参加者対応、緊急時の対処など、円滑な運営を心がけます。臨機応変な対応ができるよう、チーム間の連携を密にします。
フォローアップ
イベント終了後、参加者へのお礼や資料の送付、アンケートの実施などを行います。関係者への報告や経費の精算も忘れずに行います。
評価と改善
イベントの成果を測定し、目標達成度を評価します。参加者からのフィードバックや運営側の反省点を分析し、次回のイベントに向けた改善策を検討します。
イベント管理システムならCLOUD PASS
イベントの成功は、計画段階から運営、フォローアップまでの一貫した管理にかかっています。CLOUD PASSを活用することで、これまで以上にスムーズで効率的なイベント運営が可能になります。
・CLOUD PASSの受付システムによって正確且つ円滑な受付、来場者管理を実現。これまでのノウハウを活用し、現地での運営ディレクションも可能です。
・様々な業態（イベント、ライブ、式典、観光施設）に応じて機能をカスタマイズ
・発券枚数、着券ログ、券種別チケット利用状況をクラウドで一元管理
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イベント管理システムなら、ぜひCLOUD PASSをご検討ください。
