ハガキ郵送を約8,000通削減！ 会員リスト一括配信と受付時の抽選券自動発券を実現

イベント概要

「ウインクふれあい祭‘26」は、日頃の感謝を込めて加入者様をご招待するケーブルテレビ局の会員限定感謝イベントです。会場内では様々な企画や展示が行われ、豪華景品が当たる大抽選会など、地域の会員ご家族が一日を通して楽しめる地域密着型のファミリーイベントとして開催されています。

導入前の課題

ケーブルテレビ局が主催する会員限定招待イベント「ウインクふれあい祭‘26」の開催にあたり、従来の全加入者向けハガキ郵送と手動もぎりから電子チケットへ移行し、多大な郵送コストの削減と受付オペレーションの効率化を図るため、以下の3つの要件を満たす必要がありました。

要件①【チケット販売】：
既存の会員リストを一括インポートし、メールやSMSを活用してアプリ不要の電子チケットを一斉配信したい

要件②【入場受付・セキュリティ】：
QRコードの読み取りと連動して演出用の紙抽選券を即時印字し、重複受付による複数発券を確実に防ぎたい

要件③【運用・管理】：
高齢者の来場や操作トラブルにも備え、会員の名前検索機能や初期設定代行、当日の現地立ち会いサポートを受けたい

【現場の悩み】
これまでは約9,000名の会員全員に案内ハガキを郵送し、当日はハガキについた抽選券を手作業でもぎっていたため、多大な印刷・郵送費用と封入作業の負担が課題となっていました。また、イベントの目玉である抽選会では演出上手に取れる紙の抽選券が不可欠であり、電子化を進めつつも来場者のみに紙券を現場でどう配るかに悩んでいました。さらに、来場者にはご高齢の方も多く、ハガキ忘れやスマホ操作ができない方への現場対応、家族間での重複受付ミスをいかに防ぐかも大きな懸念でした。

CLOUD PASSによる解決策

1. 【チケット販売】会員リスト一括配信とURL通知

2. 【入場受付・セキュリティ】QR連動の紙抽選券印刷と重複防止

3. 【運用・管理】初期設定代行と安心の当日現地立ち会い

導入の効果

ハガキ郵送の約88%削減と事前準備の省力化
約9,000通あったハガキ郵送を約1,000通まで圧縮し、発送コストと封入の手間を劇的に削減できました。受付した来場者にのみ紙の抽選券が自動印刷されるため、事前の紙券印刷や紛失対応も一切不要になっています。

手ぶらやハガキ持参も名前検索で即時照合

多くのシニア層が自らQRを開いて入場できた一方、スマホ未所持や手ぶらの方も事前登録リストの名前検索で即座に照合できました。家族間での使い回しや重複受付もアラート機能で確実に検知し、様々な来場状況でも現場を混乱させずに公平な運用を実現しています。

お客様コメント

「以前は約9,000名の会員様全員に案内ハガキを郵送し、当日も手作業で抽選券をもぎっていたため、莫大な郵送費用と準備作業が大きな負担でした。今回はマイページ開設に合わせて電子チケットへ移行し、メールやSMSで配信したことで、ハガキ郵送を約1,000通まで減らし大幅なコスト削減を実感できました。参加者にシニア層が多く不安もありましたが、多くの方がご自身でURLを開いてスムーズに入場されていました。また、スマホをお持ちでない方やハガキ持参の方、手ぶらで来られた方でも、システム内の会員リストから名前検索ですぐ照合できたため全く混乱がありませんでした。QRコードを読み込むと同時に演出用の紙抽選券がその場で印字され、二重受付もアラートで防げるため非常に助かりました。当日はスタッフの方が機材設営から運用まで現地で伴走してくれた安心感も大きかったです。SMSだと迷惑メールと警戒されるケースもあったため、今後はマイページでのメール登録をさらに推進し、アンケート機能なども活用してイベントをさらに盛り上げていきたいです。」 （蕨ケーブルテレビジョン株式会社 担当者様）

運用モデルの定義

本事例の運用モデル：
【イベント向け】会員招待・受付連動印刷モデル

◎ 採用構成パターン
・販売：招待状インポートQR発行
・発券・引き換え：受付連動印刷、抽選券
・入場受付：PC＋スキャナー受付

適合の理由：
約9,000名の会員リストから電子チケットを一斉配信し、PC＋スキャナーによる受付と同時に紙の抽選券を即時印字することで、ハガキ郵送コストの大幅削減とシニア層への柔軟な現場リカバリーを両立したため。